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11/1.3 Le régime des charges A. préfinancement des charges courantes B. préfinancement des charges exceptionnelles C. utilisation de la réserve de trésorerie III. reddition
des comptes a la cloture de l’EXERCICE Nous décrivons ici le cycle des charges depuis le préfinancement jusqu’à la reddition des comptes. Les modalités de préfinancement diffèrent selon qu’il s’agit des charges courantes ou des charges exceptionnelles. A. préfinancement des charges courantes L’article D 35-2° dispose que le
syndic peut exiger le versement des provisions du budget prévisionnel prévues aux alinéas 2 et 3
de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 ; L’article L 14-1 impose
implicitement le vote du budget prévisionnel avant le premier jour de
l’exercice concerné. En effet il précise que les provisions sont appelées
trimestriellement à raison d’un quart du budget voté, chacune étant exigible
le premier jour de chaque trimestre. Pour un exercice courant du 1er
janvier au 31 décembre 2005, la provision exigible le 1er janvier
ne peut être calculée que si le budget prévisionnel a été voté en 2004 et,
dans la pratique, lors de l’assemblée annuelle tenue au cours du premier
semestre 2004 [1] Il permet à l’assemblée de fixer
des modalités différentes. Il peut s’agir en particulier de la mensualisation
des appels et de la modulation des montants selon les besoins prévisibles de
trésorerie. Si l’assemblée tenue en 2004 a
fixé à 40 000 € le montant du budget prévisionnel 2005, le syndic peut
effectuer quatre appels provisionnels de 10 000 € au début de chaque
trimestre. Bien que la loi fasse référence au montant global du budget, il ne
paraît pas interdit de ventiler les appels de fonds sans pour autant faire un
appel pour chaque catégorie de charges. On se contentera par exemple
d’effectuer un appel particulier pour le chauffage pour éviter d’imposer aux
propriétaires des lots non chauffés le préfinancement d’une dépense à
laquelle ils ne contribueront finalement pas. Le mécanisme de l’article L 14-1
a été critiqué. Il est toujours difficile d’établir un budget prévisionnel
d’un exercice. C’est plus vrai encore plus de six mois avant son début et
plus de 18 mois avant sa clôture. L’article D 43 prévoit en conséquence un
dispositif de secours : Toutefois, si le budget prévisionnel ne peut être voté qu’au cours de l’exercice comptable qu’il concerne, le syndic, préalablement autorisé par l’assemblée générale des copropriétaires, peut appeler successivement deux provisions trimestrielles, chacune égale au quart du budget prévisionnel précédemment voté. La procédure prévue à l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne s’applique pas à cette situation. Le
budget prévisionnel de l’exercice 2005 peut donc être adopté au cours de
l’assemblée annuelle tenue en 2005, au vu des résultats de l’exercice 2004. En fonction de la date de cette
assemblée, le syndic peut effectuer le 1er janvier et
éventuellement le 1er avril 2005 un ou deux appels provisionnels
d’un montant égal, pour chacun, au quart du budget prévisionnel adopté pour
l’exercice 2004. La régularisation du préfinancement sera effectuée en
fonction du budget prévisionnel adopté pour 2005 sur les deux derniers appels
provisionnels de 2005. Le syndicat perd dans ce cas le
bénéfice d’une procédure spécifique de recouvrement des appels prévue par
l’article L 19-2. Cet inconvénient est mineur. Par contre ce dispositif de
secours peut entraîner des difficultés de trésorerie si le budget 2004 s’est
révélé trop modeste. Ils peuvent être évités si le syndicat est pourvu d’une
réserve de trésorerie raisonnable. Elle ne peut excéder un sixième du budget
prévisionnel 2004 à ce moment. La solution finalement conseillée
est de voter le budget 2005 lors de l’assemblée tenue en 2004, en se
réservant la possibilité de modifier ce budget au cours de l’assemblée tenue
en 2005. Ce mécanisme n’est pas interdit. B. préfinancement des charges exceptionnelles L’article
35-3° dispose que le syndic peut exiger le
versement des provisions pour les dépenses non comprises dans le budget
prévisionnel prévues à l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 et énoncées
à l’article 44 du présent décret ; L’article L 14-2 précise que les sommes afférentes à ces dépenses sont exigibles selon les modalités votées par l’assemblée générale. Toute décision de l’assemblée tendant à la réalisation de travaux ou d’opérations n’entrant pas dans le cadre du budget prévisionnel doit impérativement être accompagnée d’une décision fixant : · le montant total du crédit global ouvert pour cette réalisation · la ou les bases de répartition à prendre en considération · le nombre des appels provisionnels que le syndic devra et pourra effectuer pour assurer le préfinancement · pour chacun de ces appels le montant à appeler, la base de répartition et la date de diffusion de l’appel, rappel étant fait que la somme appelée sera immédiatement exigible. Le montant global du crédit ouvert doit comporter, taxes incluses, tous les postes à financer : coût des travaux, frais divers, honoraires des différents intervenants y compris le syndic. Lorsqu’il s’agit d’une opération exceptionnelle telle que l’acquisition d’un lot privatif pour les besoins du syndicat, le montant global doit inclure le prix, les frais et honoraires de l’acte de l’acte à établir et les autres frais y compris les honoraires du syndic s’il y a lieu. Selon les cas, l’ensemble des coûts peut relever d’une base de répartition unique ou de plusieurs bases. La décision doit prévoir en conséquence l’organisation des appels. A défaut de décision, le syndic n’a pas qualité pour fixer les modalités des appels à effectuer en fonction de la seule prévision d’un crédit global. La délégation de décision au conseil syndical n’est possible que s’il s’agit de travaux ou opérations décidés à la majorité de l’article 24. De toute manière cette solution présente un inconvénient majeur : la décision du conseil syndical n’est officiellement diffusée. C. utilisation de la réserve de trésorerie La réserve de trésorerie n’est pas affectée de manière précise. Elle peut être utilisée d’une manière générale pour remédier à une difficulté passagère de trésorerie contrariant le paiement ponctuel des fournisseurs : · à raison de retards de paiement de provisions par certains copropriétaires · à raison de l’insuffisance du budget prévisionnel · à raison d’un incident imprévu, voire imprévisible, rendant nécessaire une dépense dont le financement n’a pas été assuré. Pour autant, son existence ne doit pas inciter le syndic à une relative carence dans le recouvrement des provisions et charges. Les charges du syndicat sont générées : · par les factures (et pièces assimilées) payées ou non payées rattachées à l’exercice · par les engagements de dépenses non soldés rattachés à l’exercice · par des actes opposables au syndicat (jugement de condamnation par exemple) Ces pièces sont enregistrées dans la comptabilité du syndicat dans les conditions fixées par le décret comptable. L’enregistrement doit comporter une codification permettant le classement des écritures conformément aux distinctions indiquées ci dessus et la mise en répartition des « dépenses » en fin d’exercice. Dans ces conditions il est en principe possible de « tirer » à tout moment une situation des charges enregistrées. Cette codification doit rester conforme également aux dispositions du règlement de copropriété. Les dispositions de l’article D 1 imposent au syndic, a contrario, de n’utiliser pour la répartition des charges que les clauses et bases de répartition figurant dans l’état de répartition figurant dans le règlement de copropriété. Le décret comptable du 14 mars 2005 impose que soit effectuée la répartition des dépenses avant établissement des documents de fin d’exercice, énumérés par son article 8 : Les comptes arrêtés à la clôture de l’exercice font l’objet de documents de synthèse présentés aux copropriétaires, qui comprennent nécessairement l’état financier, le compte de gestion général du syndicat des copropriétaires et l’état des travaux de l’article 14-2 précité et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice, établis sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à titre obligatoire aux annexes n°s 1, 2, 3, 4 et 5 du présent décret. L’état financier présente l’état des créances et des dettes. Il comporte la situation de trésorerie mentionnée à l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et fait apparaître le montant des emprunts restant dus. Le compte de gestion général présente les charges et les produits de l’exercice. Il comprend le compte de gestion pour opérations courantes et le compte de gestion pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles. L’état des travaux de l’article 14-2 et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice fait apparaître en fin d’exercice le réalisé et le prévisionnel de chaque opération. Les comptes de l’exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice et le comparatif des comptes approuvés de l’exercice précédent. Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges. Il est précisé que pour les charges et produits pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles, la répartition est opérée selon les mêmes modalités et ne peut intervenir qu’à la clôture définitive de chacune des opérations concernées. Ces documents peuvent être contrôlés en cours et en fin d’exercice par le conseil syndical, tant pour l’assiette que pour la contribution. Jusqu’à la mise en répartition définitive, certains classements peuvent être rectifiés. Il est rappelé à cet égard que, même pour l’établissement d’une note de renseignements avant mutation, certaines indications peuvent être données approximativement. Les observations qui précèdent montrent qu’on ne peut réduire aux seules dépenses la notion de charges du syndicat des copropriétaires. III. reddition des comptes a la cloture de l’EXERCICE Nous négligerons ici la présence éventuelle de produits dans les comptes du syndicat. L’article 8 du décret comptable dispose que « les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts de millièmes afférentes à chaque lot dans les différentes catégories de charges ». Avant répartition, il n’existe à proprement parler ni excédent ni insuffisance des charges et produits sur opérations courantes. L’expression dans son ensemble est d’ailleurs dépourvue de signification. De son côté, l’article D 6-3 met le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes, à la charge de celui, vendeur ou acquéreur, qui est propriétaire lors de l’approbation des comptes. Dans ces deux textes, c’est bien du solde global individuel en fin d’exercice qu’il s’agit ! Notons quand même que des soldes par catégories peuvent apparaître lorsque les provisions périodiques ont été ventilées. La répartition des charges en fin d’exercice permet de déterminer, pour chaque lot, la contribution de son propriétaire en fonction de la quote-part attachée au lot dans chacune des catégories de charges. On obtient ainsi le total de la somme due par ce copropriétaire au titre des charges courantes (charges du budget prévisionnel) de l’exercice. L’apurement exige, en contrepartie, que soient reportées au crédit de son compte les provisions trimestrielles appelées à ce titre en cours d’exercice. Nous insistons sur le fait que cette opération concerne les provisions appelées, qu’elles aient été payées ou non. Sur le plan comptable, c’est dans la reprise du solde individuel que l’on retrouve la trace des provisions non payées. On obtient ainsi le total des provisions appelées en cours d’exercice. La différence entre le total des charges et le total des provisions constitue le solde individuel de fin d’exercice, qui peut être débiteur, créditeur ou nul (en cas d’égalité absolue entre les charges dues et les provisions appelées). L’article D 45-1 dispose que « les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part ». Nous avons déjà critiqué cette rédaction mais nous en retenons ici le mot « définitivement ». Il faut entendre par-là que les comptes du syndicat ont été approuvés. |
Mise à jour
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[1] Les comptes d’un exercice doivent être approuvés dans le six mois de sa clôture. L’assemblée annuelle doit donc être tenue avant le 30 juin.