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11/1.3

Le régime des charges

 

 

I.         préfinancement des charges. 2

A.       préfinancement des charges courantes. 2

B.       préfinancement des charges exceptionnelles. 2

C.       régime juridique des appels de fonds. 3

1.        traitement des appels de fonds. 3

2.        appel gazette. 3

D.       utilisation de la réserve de trésorerie. 3

II.        constatation des charges. 4

III.       reddition des comptes a la cloture de l’EXERCICE. 4

 

 

 

 L’article D 45-1 dispose que « les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part ». Nous avons déjà critiqué cette rédaction mais nous en retenons ici le mot « définitivement ». Il faut entendre par-là que les comptes du syndicat ont été approuvés.

Dans le langage courant, et notamment dans celui des copropriétaires, il y a confusion entre dépenses et charges

Nous décrivons ici le cycle des charges depuis le préfinancement jusqu’à la reddition des comptes.

I.       préfinancement des charges

Les modalités de préfinancement diffèrent selon qu’il s’agit des charges courantes ou des charges exceptionnelles. Nous traitons donc distinctement les deux procédures de préfinancement et nous traitons ensuite du régime des appels de fonds effectués par le syndic.

Nous évoquons enfin l’utilisation de la réserve de trésorerie (fonds de roulement).

A.        préfinancement des charges courantes

L’article D 35-2° dispose que le syndic peut exiger le versement des provisions du budget prévisionnel prévues aux alinéas 2 et 3 de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 ;

L’article L 14-1 impose implicitement le vote du budget prévisionnel avant le premier jour de l’exercice concerné. En effet il précise que les provisions sont appelées trimestriellement à raison d’un quart du budget voté, chacune étant exigible le premier jour de chaque trimestre. Pour un exercice courant du 1er janvier au 31 décembre 2005, la provision exigible le 1er janvier ne peut être calculée que si le budget prévisionnel a été voté en 2004 et, dans la pratique, lors de l’assemblée annuelle tenue au cours du premier semestre 2004 [1]

Il permet à l’assemblée de fixer des modalités différentes. Il peut s’agir en particulier de la mensualisation des appels et de la modulation des montants selon les besoins prévisibles de trésorerie.

Si l’assemblée tenue en 2004 a fixé à 40 000 € le montant du budget prévisionnel 2005, le syndic peut effectuer quatre appels provisionnels de 10 000 € au début de chaque trimestre. Bien que la loi fasse référence au montant global du budget, il ne paraît pas interdit de ventiler les appels de fonds sans pour autant faire un appel pour chaque catégorie de charges. On se contentera par exemple d’effectuer un appel particulier pour le chauffage pour éviter d’imposer aux propriétaires des lots non chauffés le préfinancement d’une dépense à laquelle ils ne contribueront finalement pas.

 

Le mécanisme de l’article L 14-1 a été critiqué. Il est toujours difficile d’établir un budget prévisionnel d’un exercice. C’est plus vrai encore plus de six mois avant son début et plus de 18 mois avant sa clôture. L’article D 43 prévoit en conséquence un dispositif de secours :

Toutefois, si le budget prévisionnel ne peut être voté qu’au cours de l’exercice comptable qu’il concerne, le syndic, préalablement autorisé par l’assemblée générale des copropriétaires, peut appeler successivement deux provisions trimestrielles, chacune égale au quart du budget prévisionnel précédemment voté. La procédure prévue à l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne s’applique pas à cette situation.

Le budget prévisionnel de l’exercice 2005 peut donc être adopté au cours de l’assemblée annuelle tenue en 2005, au vu des résultats de l’exercice 2004.

En fonction de la date de cette assemblée, le syndic peut effectuer le 1er janvier et éventuellement le 1er avril 2005 un ou deux appels provisionnels d’un montant égal, pour chacun, au quart du budget prévisionnel adopté pour l’exercice 2004. La régularisation du préfinancement sera effectuée en fonction du budget prévisionnel adopté pour 2005 sur les deux derniers appels provisionnels de 2005.

Le syndicat perd dans ce cas le bénéfice d’une procédure spécifique de recouvrement des appels prévue par l’article L 19-2. Cet inconvénient est mineur. Par contre ce dispositif de secours peut entraîner des difficultés de trésorerie si le budget 2004 s’est révélé trop modeste. Ils peuvent être évités si le syndicat est pourvu d’une réserve de trésorerie raisonnable. Elle ne peut excéder un sixième du budget prévisionnel 2004 à ce moment.

 

La solution finalement conseillée est de voter le budget 2005 lors de l’assemblée tenue en 2004, en se réservant la possibilité de modifier ce budget au cours de l’assemblée tenue en 2005. Ce mécanisme n’est pas interdit.

B.        préfinancement des charges exceptionnelles

L’article 35-3° dispose que le syndic peut exiger le versement des provisions pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel prévues à l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 et énoncées à l’article 44 du présent décret ;

L’article L 14-2 précise que les sommes afférentes à ces dépenses sont exigibles selon les modalités votées par l’assemblée générale.

Toute décision de l’assemblée tendant à la réalisation de travaux ou d’opérations n’entrant pas dans le cadre du budget prévisionnel doit impérativement être accompagnée d’une décision fixant :

·      le montant total du crédit global ouvert pour cette réalisation

·      la ou les bases de répartition à prendre en considération

·      le nombre des appels provisionnels que le syndic devra et pourra effectuer pour assurer le préfinancement

·      pour chacun de ces appels le montant à appeler, la base de répartition et la date de diffusion de l’appel, rappel étant fait que la somme appelée sera immédiatement exigible.

Le montant global du crédit ouvert doit comporter, taxes incluses, tous les postes à financer : coût des travaux, frais divers, honoraires des différents intervenants y compris le syndic. Lorsqu’il s’agit d’une opération exceptionnelle telle que l’acquisition d’un lot privatif pour les besoins du syndicat, le montant global doit inclure le prix, les frais et honoraires de l’acte de l’acte à établir et les autres frais y compris les honoraires du syndic s’il y a lieu.

Selon les cas, l’ensemble des coûts peut relever d’une base de répartition unique ou de plusieurs bases. La décision doit prévoir en conséquence l’organisation des appels.

A défaut de décision, le syndic n’a pas qualité pour fixer les modalités des appels à effectuer en fonction de la seule prévision d’un crédit global. La délégation de décision au conseil syndical n’est possible que s’il s’agit de travaux ou opérations décidés à la majorité de l’article 24. De toute manière cette solution présente un inconvénient majeur : la décision du conseil syndical n’est officiellement diffusée.

C.        régime juridique des appels de fonds

Le statut de la copropriété énonce les règles applicables aux appels de fonds.

Mais par ailleurs une innovation récente est d’utiliser les appels de fonds pour assurer l’information des copropriétaires ! Nous évoquons donc également le régime des « appels gazette"

1.         traitement des appels de fonds

L’article 35-2 du décret du 17 mars 1967 est ainsi conçu :

« Pour l’exécution du budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d’exigibilité déterminée par la loi, un avis indiquant le montant de la provision exigible.

« Pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple, préalablement à la date d’exigibilité déterminée par la décision d’assemblée générale, un avis indiquant le montant de la somme exigible et l’objet de la dépense.

Il convient d’éliminer d’emblée la vaine controverse relative à une prétendue différence entre les notions d’appel de fonds et d’avis.

Pour certains l’appel de fonds aurait pour vertu de générer l’obligation au paiement tandis que l’avis se bornerait à rappeler l’existence d’une obligation préexistante.

Ils se fondent sur la rédaction de l’article 35-2 qui n’exige, il est vrai, que l’indiction d’un montant dû avec, de plus, dans le cas des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, l’indication de l’objet de la dépense. Cette rédaction présuppose que les copropriétaires, par la seule vertu des décisions d’assemblée, et pour les deux catégories de dépenses à couvrir, connaîtraient le montant des provisions successives leur incombant et conserveraient le souvenir précis des dates d’exigibilité de ces provisions.

La réalité est tout autre.

Il est bien certain que, dans les deux cas, l’obligation au paiement est fondée sur les décisions de l’assemblée. Elles doivent préciser, serait-ce par simple rappel des dispositions légales en ce qui concerne les dépenses du budget prévisionnel, les montants des différents appels et les dates de leur exigibilité. Mais on ne saurait laisser aux copropriétaires la charge de leur liquidation, c’est à dire du calcul des quotes-parts respectives afférentes à chaque lot.

Les appels de fonds doivent donc comporter, indépendamment de l’indication précise de la nature de la provision appelée, son montant global, les modalités de calcul de la cotisation appelée (base de répartition  et quote-part dans la catégorie) et le montant de la cotisation. Il ne faut pas rechercher la justification de cette règle dans le statut de la copropriété mais dans le droit commun , voire dans le droit de la consommation. Il s’agit du droit légitime des copropriétaires « consommateurs » à une information correcte.

2.         appel gazette

L’article 18 de la loi énonce les obligations du syndic, et notamment au 8e tiret de son premier alinéa :

« lorsqu’un réseau de communications électroniques interne à l’immeuble distribue des services de télévision et si l’installation permet l’accès aux services nationaux en clair de télévision par voie hertzienne terrestre en mode numérique, d’informer de manière claire et visible les copropriétaires de cette possibilité et de fournir les coordonnées du distributeur de services auquel le copropriétaire doit s’adresser pour bénéficier du “service antenne” numérique, tel que prévu au deuxième alinéa de l’article 34-1 de la loi n° 86-1067 du 30 septembre 1986 relative à la liberté de communication. A compter de la publication de la loi n° 2007-309 du 5 mars 2007 relative à la modernisation de la diffusion audiovisuelle et à la télévision du futur et jusqu’au 30 novembre 2011, cette information est fournie dans le relevé de charges envoyé régulièrement par le syndic aux copropriétaires. »

 

L’article 10 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret n°2010-391 du 20 avril 2010 - art. 6, traite du droit d’initiative des copropriétaires, c’est à dire la possibilité de demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour. Pour une meilleure compréhension, nous le reproduisons dans son intégralité :

« A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante.

« Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l’inscription d’une question à l’ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande, le projet de résolution lorsque cette notification est requise en application des 7° et 8° du I de l’article 11. Lorsque le projet de résolution porte sur l’application du troisième alinéa de l’article 24 et du b de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, il est accompagné d’un document précisant l’implantation et la consistance des travaux.

« A l’occasion de chaque appel de fonds qu’il adresse aux copropriétaires, le syndic rappelle les dispositions de l’alinéa précédent. »

On peut noter en passant le défaut de cohérence des « rustines » accolées au statut : l’avis de l’article 35-2 du décret est un « relevé de charges » dans l’article 18 pour retrouver sa qualité d’appel de fonds  dans l’article 10 !

Les syndics ont utilisé dans le passé les appels de fonds pour diffuser ponctuellement des informations. C’est sans doute une excellente idée.

Une difficulté certaine de la nouvelle pratique des pouvoirs publics vient de ce qu’il s’agit d’informations permanentes qu’il faudrait continuer à diffuser alors même qu’elles seraient devenues obsolètes. Il conviendrait donc de réfléchir aux modalités d’exercice par le syndic de son obligation d’information.

D.        utilisation de la réserve de trésorerie

La réserve de trésorerie n’est pas affectée de manière précise.

Elle peut être utilisée d’une manière générale pour remédier à une difficulté passagère de trésorerie contrariant le paiement ponctuel des fournisseurs :

·      à raison de retards de paiement de provisions par certains copropriétaires

·      à raison de l’insuffisance du budget prévisionnel

·      à raison d’un incident imprévu, voire imprévisible, rendant nécessaire une dépense dont le financement n’a pas été assuré.

Pour autant, son existence ne doit pas inciter le syndic à une relative carence dans le recouvrement des provisions et charges.

 

II.      constatation des charges

Les charges du syndicat sont générées :

·      par les factures (et pièces assimilées) payées ou non payées rattachées à l’exercice

·      par les engagements de dépenses non soldés rattachés à l’exercice

·      par des actes opposables au syndicat (jugement de condamnation par exemple)

Ces pièces sont enregistrées dans la comptabilité du syndicat dans les conditions fixées par le décret comptable. L’enregistrement doit comporter une codification permettant le classement des écritures conformément aux distinctions indiquées ci dessus et la mise en répartition des « dépenses » en fin d’exercice. Dans ces conditions il est en principe possible de « tirer » à tout moment une situation des charges enregistrées.

 

Cette codification doit rester conforme également aux dispositions du règlement de copropriété. Les dispositions de l’article D 1 imposent au syndic, a contrario, de n’utiliser pour la répartition des charges que les clauses et bases de répartition figurant dans l’état de répartition figurant dans le règlement de copropriété.

Le décret comptable du 14 mars 2005 impose que soit effectuée la répartition des dépenses avant établissement des documents de fin d’exercice, énumérés par son article 8 :

Les comptes arrêtés à la clôture de l’exercice font l’objet de documents de synthèse présentés aux copropriétaires, qui comprennent nécessairement l’état financier, le compte de gestion général du syndicat des copropriétaires et l’état des travaux de l’article 14-2 précité et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice, établis sous forme de tableaux conformes aux modèles prévus à titre obligatoire aux annexes n°s 1, 2, 3, 4 et 5 du présent décret.

L’état financier présente l’état des créances et des dettes. Il comporte la situation de trésorerie mentionnée à l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et fait apparaître le montant des emprunts restant dus.

Le compte de gestion général présente les charges et les produits de l’exercice. Il comprend le compte de gestion pour opérations courantes et le compte de gestion pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles.

L’état des travaux de l’article 14-2 et des opérations exceptionnelles votés non encore clôturés à la fin de l’exercice fait apparaître en fin d’exercice le réalisé et le prévisionnel de chaque opération.

Les comptes de l’exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice et le comparatif des comptes approuvés de l’exercice précédent.

Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges.

Il est précisé que pour les charges et produits pour travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles, la répartition est opérée selon les mêmes modalités et ne peut intervenir qu’à la clôture définitive de chacune des opérations concernées.

 

Ces documents peuvent être contrôlés en cours et en fin d’exercice par le conseil syndical, tant pour l’assiette que pour la contribution.

Jusqu’à la mise en répartition définitive, certains classements peuvent être rectifiés. Il est rappelé à cet égard que, même pour l’établissement d’une note de renseignements avant mutation, certaines indications peuvent être données approximativement.

 

Les observations qui précèdent montrent qu’on ne peut réduire aux seules dépenses la notion de charges du syndicat des copropriétaires.

III.     reddition des comptes a la cloture de l’EXERCICE

Nous négligerons ici la présence éventuelle de produits dans les comptes du syndicat.

L’article 8 du décret comptable dispose que « les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts de millièmes afférentes à chaque lot dans les différentes catégories de charges ».

Avant répartition, il n’existe à proprement parler ni excédent ni insuffisance des charges et produits sur opérations courantes. L’expression dans son ensemble est d’ailleurs dépourvue de signification. De son côté, l’article D 6-3 met le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l’approbation des comptes, à la charge de celui, vendeur ou acquéreur, qui est propriétaire lors de l’approbation des comptes. Dans ces deux textes, c’est bien du solde global individuel en fin d’exercice qu’il s’agit ! Notons quand même que des soldes par catégories peuvent apparaître lorsque les provisions périodiques ont été ventilées.

 

La répartition des charges en fin d’exercice permet de déterminer, pour chaque lot, la contribution de son propriétaire en fonction de la quote-part attachée au lot dans chacune des catégories de charges. On obtient ainsi le total de la somme due par ce copropriétaire au titre des charges courantes (charges du budget prévisionnel) de l’exercice.

L’apurement exige, en contrepartie, que soient reportées au crédit de son compte les provisions trimestrielles appelées à ce titre en cours d’exercice. Nous insistons sur le fait que cette opération concerne les provisions appelées, qu’elles aient été payées ou non. Sur le plan comptable, c’est dans la reprise du solde individuel que l’on retrouve la trace des provisions non payées. On obtient ainsi le total des provisions appelées en cours d’exercice.

La différence entre le total des charges et le total des provisions constitue le solde individuel de fin d’exercice, qui peut être débiteur, créditeur ou nul (en cas d’égalité absolue entre les charges dues et les provisions appelées).

 

 

 

 

 

Mise à jour


23/06/2011

 



[1] Les comptes d’un exercice doivent être approuvés dans le six mois de sa clôture. L’assemblée annuelle doit donc être tenue avant le 30 juin.