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Accès en ligne sécurisé (extranet du syndic)

 

 

L’article 18 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 (ALUR) impose au syndic professionnel

« de proposer, à compter du 1er janvier 2015, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité de l’article 25 de la présente loi. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical. »

 

La rédaction est critiquable.

On ne fait pas mention dans un texte statutaire d’une date d’entrée en vigueur. Cette mention perd tout intérêt à compter de la dite date et surcharge inutilement le texte. Au demeurant la date du 1er janvier 2015 était parfaitement illusoire compte tenu des difficultés de mise en œuvre et de la nécessité de dispositions réglementaires qui ne pouvaient être établies dans le délai fixé.

Une autre mention mal venue est celle limitant le champ d’application au cas de gestion par un professionnel. Si l’accès en ligne présente un réel intérêt, il paraît nécessaire de l’imposer à tous les syndics.

On ne perçoit pas l’intérêt de l’expression « ou des lots gérés ».

 

Nous reproduisons ci-dessous les observations de l’association UFC Que choisir dans sa brochure consacrée au contrat de syndic :

La loi ALUR introduit un alinéa 10 dans l’article 18 de la loi de 1965 qui oblige, à partir du 1er janvier 2015, les syndics professionnels à mettre à disposition de chaque syndicat des copropriétaires un accès en ligne sécurisé des documents dématérialisés. C’est ce que l’on appelle une solution « extranet ».

Il précise cependant que l’assemblée générale peut y renoncer.

L’article laisse néanmoins une « zone d’ombre » quant à la facturation de ce service.

Faut-il le considérer comme une obligation du syndic, devant rentrer de facto dans la gestion courante et donc compris dans les honoraires de base ou bien le considérer comme une prestation particulière au motif que l’assemblée peut y déroger ?

Selon nous, cette obligation s’impose légalement au syndic et doit rentrer dans le contrat de base et dans les honoraires de gestion courante. Cet extranet ne peut donc être facturé dans le cadre de prestations particulières en plus du forfait. Dans la mesure où cet extranet permet un gain de productivité, si l’assemblée générale refuse ce service il y aura une augmentation des honoraires à hauteur de la valorisation de l’extranet prévu dans le contrat.

Ceci pourrait paraître curieux mais ce sera le meilleur moyen d’éviter que les copropriétés ne soient tentées de refuser l’extranet, outil de bonne gestion.

Par ailleurs, pour échapper aux extranet minimalistes, l’ARC et l’UFC-Que-Choisir demandent la publication d’un arrêté ministériel définissant les documents de base à mettre impérativement en ligne et précisant les garanties minimum que doit apporter le syndic notamment en matière d’interopérabilité et de sécurité des données.

En attendant, l’ARC et l’UFC-Que-Choisir demandent que cet extranet intègre au minimum les factures, le carnet d’entretien, les contrats... L’ARC a d’ailleurs consacré sur son site internet un dossier sur ce thème. Il est donc recommandé aux copropriétaires d’interroger le syndic sur le contenu de cet extranet.

 

L’association s’interroge sur la facturation de ce service. Elle paraît ignorer les critères de détermination des prestations de gestion courant : prévisibilité et récurrence. L’obligation de fourniture du service et sa permanence font qu’il s’agit sans nul doute d’une prestation de gestion courante. Il n’y a donc pas lieu à facturation. Elle est couverte par l’honoraire forfaitaire.

Mais le syndicat peut y renoncer par une décision prise à la majorité de l’article 25.

Il faut donc que le syndic présente deux montants différents : avec ou sans accès en ligne. Il existe d’autres options concernant des prestations de gestion courante. Mais, nonobstant le refus de tel ou tel syndicat, le syndic doit être en mesure d’assurer ce service à tous ses syndicats puisqu’ils peuvent changer d’avis à l’occasion d’une future assemblée. Il en résulte que le syndic ne peut envisager une réduction significative de sa rémunération puisque le refus de l’accès ne lui procure aucune réduction de ses frais.

Quant au contenu il est vraisemblable qu’il sera fixé par le décret d’application.

 

A la vérité, cette disposition se présente comme un « gadjet ». Il ne présente d’intérêt que pour les membres du conseil syndical pourvus du matériel nécessaire. Son coût n’est pas négligeable mais fera certainement l’objet de contestations oiseuses.

 

Nous reprendrons cette étude après parution du décret d’application.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mise à jour

17/02/2015