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Les notifications

 

 

I.        Les notifications postales du régime de la copropriété

A.       inventaire des notifications postales

B.       Autonomie de la notification postale

II.       le régime des plis recommandés

A.       La présentation des lettres recommandées

B.       La présomption de régularité de la remise du pli

C.       les boîtes postales et la date de première présentation

D.       les destinataires multiples

E.       Conservation des justificatifs postaux

III.      Les délais ouverts par les notifications postales

IV.     Les notifications remises contre récépissé ou émargement

V.       Les notifications par télécopie

VI.     Évolution prévisible du régime des notifications

A.       Incidence de la réforme du service postal

B.       lettre recommandée par chronopost

C.       Les notifications électroniques

1.        la preuve par écrit sous forme électronique

2.        les contrats sous forme électronique

3.        la notification électronique

 

 

« Notifier », c’est, au sens étymologique du terme [1]  faire connaître.

Le terme « notice » fait prévaloir l’information fournie. Le terme « notification » a fait prévaloir dès le XVe siècle, dans le domaine juridique, les modalités de la transmission. Notifier, c’est « faire connaître dans les formes légales. »  A cet égard, les juristes ont un double souci :

·          Favoriser la réception  effective de l’information par le destinataire

·          Permettre à l’expéditeur de conserver une preuve de la transmission de l’information.

A la même époque, certaines informations d’ordre juridique apparaissent suffisamment importantes pour justifier l’emploi d’un moyen plus sur encore de « faire connaître ». C’est la « signification » par un huissier, officier ministériel chargé de la transmission des actes de procédure par remise en main propre au destinataire, d’où l’expression de «  signification à personne ».

De nos jours encore, la transmission des actes de procédure est effectuée soit par notification postale (lettre recommandée avec demande d’accusé de réception), soit par signification par huissier. Le régime de ces notifications et significations judiciaires est fixé logiquement par le Nouveau code de procédure civile. Il en est de même pour les délais qu’elles peuvent, le cas échéant, faire courir.

 

La vie courante des institutions collectives exige pareillement la transmission d’informations diverses entre les organes de la personne morale et ses membres, voire entre les organes eux-mêmes. L’exemple type est la convocation en assemblée générale.

I.          Les notifications postales du régime de la copropriété

Le statut de la copropriété a constitué la notification postale comme mode principal de transmission des informations entre le syndic ès-qualités et les copropriétaires, mais aussi entre le conseil syndical et le syndic.

Exceptionnellement, la signification doit être utilisée. Elle peut aussi être utilisée aux lieu et place de la notification lorsque l’expéditeur veut assurer la sécurité de la transmission et l’effectivité de la remise à l’expéditeur.

A l’inverse, la transmission peut, dans certains cas, être effectuée par remise contre récépissé ou émargement.

 

L’article 64 du décret du 17 juin 1967, modifié par l’art. 2 du décret n°2007-285 du 1 mars 2007 est ainsi rédigé : 

« A l'exception de la mise en demeure mentionnée à l'article 19 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée qui se fait par acte extrajudiciaire, toutes les notifications et mises en demeure prévues par ladite loi et le présent décret sont valablement faites par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par télécopie avec récépissé. Le délai qu'elles font, le cas échéant, courir a pour point de départ le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire ou le lendemain du jour de la réception de la télécopie par le destinataire.

« Toutefois, la notification des convocations prévues au présent décret ainsi que celle de l'avis mentionné à l'article 59 ci-dessus peuvent valablement résulter d'une remise contre récépissé ou émargement. »

 

Les notifications postales du statut de la copropriété ne sont pas des notifications judiciaires. Elles ne sont donc pas régies par les dispositions du Nouveau code de procédure civile, mais exclusivement par celles de la loi du 10 juillet 1965 et de son décret d’application. Il en est de même pour les délais qu’elles font, le cas échéant, courir.

Les significations par huissier demeurent par contre régies par les dispositions du Nouveau code de procédure civile qui leurs sont propres, et qui sont attachées à la fonction de l’officier ministériel qui en est l’agent.

 

A.        inventaire des notifications postales

Les notifications prévues par le statut de la copropriété peuvent être constituées en trois groupes :

Notifications liées au régime des assemblées générales

Convocations et diffusion des documents annexes

Demande d’inscription à l’ordre du jour d’une assemblée (art. D 10)

Notification des décisions de l’assemblée aux opposants et défaillants (art. L 42 al. 2)

Demande de convocation d’une assemblée formulée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix ou par le conseil syndical (art. D 8).

Mise en demeure au président du conseil syndical et/ou au syndic à la suite de cette demande de convocation (art. D 8 et D 50)

 

Notifications liées à l’administration courante du syndicat

Notification au syndic du transfert de propriété d’un lot (art. D 6)

Avis au syndic prévu par l’article L 20 en cas de mutation d’un lot

Mise en demeure ordinaire relative aux provisions et charges impayées

Mise en demeure spéciale prévue par l’article L 19-2 préalable au recouvrement par la voie du référé

Avis de changement d’adresse, d’élection de domicile, de changement d’état (mariage par exemple) adressé au syndic (par nécessité de s’en réserver la preuve)

Demande de désignation d’un mandataire commun par le syndic, et notification au syndic de la désignation de ce mandataire commun (art. L 23)

Demande de communication de la liste des associés d’une société d’attribution copropriétaire adressée par le syndic au représentant légal (art. D 12)

Communication de cette liste par le représentant légal, et des modifications ultérieures (art. D 12)

Mises en demeure adressées aux copropriétaires débiteurs de charges

Avis au syndic, par l’huissier délivrant l’assignation, de l’exercice à titre individuel d’une action syndicale par in copropriétaire (art. D 51)

Avis aux copropriétaires relatif à une action judiciaire concernant le fonctionnement du syndicat ou dans lequel il est partie (art. D 59 alinéa 1)

 

Le dernier groupe comporte les notifications à régulariser en cas de difficultés de fonctionnement du syndicat

Avis de désignation judiciaire du syndic, des membres du conseil syndical ou d’un administrateur provisoire (art. D 59)

 

Et, dans le cadre de la procédure propre aux syndicats en difficultés

Avis de désignation d’un administrateur provisoire

Avis des décisions prises par cet administrateur provisoire

Avis d’établissement du rapport de l’administrateur provisoire ou d’un pré-rapport.

 

B.        Autonomie de la notification postale

Il a été soutenu que les notifications du régime de la copropriété devaient être assimilées à des notifications judiciaires et qu’elles étaient soumises aux dispositions du Nouveau code de procédure civile.

Or l’article 668 NCPC énonce que «  la date de la notification par voie postale est, à l’égard de celui qui y procède, celle de l’expédition et, à l’égard de celui à qui elle est faite, la date de la réception de la lettre ».

L’application de ce texte aux convocations en assemblée générale a généré une longue controverse. La Cour de cassation a jugé finalement que le respect du délai de convocation de l’assemblée devait être apprécié en fonction de la date de remise effective du pli au destinataire. Cette solution se heurtait à des difficultés pratiques insurmontables.

Le décret n° 2000-293 du 4 avril 2000 a imposé la solution contraire : « Le délai qu’elles font, le cas échéant, courir a pour point de départ le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire ».

Saisi d’un recours contre ce décret, le Conseil d’État l’a rejeté en jugeant que les dispositions des articles 668 et 669 du NCPC ne sont pas applicables aux « notifications nécessaires au fonctionnement du régime de la copropriété des immeubles bâtis ». (Voir l’arrêt CE 30-12-2002 )

Ces notifications sont donc autonomes.

 

Un nouveau problème se présente actuellement à propos de l’ouverture à la concurrence des services postaux. Un projet de décret a été établi pour fixer le régime des « envois recommandés utilisés dans le cadre des procédures administratives et juridictionnelles » Il est souhaitable que ce régime particulier soit étendu aux notifications du régime de la copropriété. Voir le projet de décret

 

II.         le régime des plis recommandés

Nous rappelons ici certaines règles du service postal actuellement en vigueur.

A.        La présentation des lettres recommandées

Il est fréquemment reproché aux préposés de la Poste de s’exonérer de l’obligation d’une présentation effective en se bornant au dépôt d’un avis dans les boîtes à lettres ou sur le paillasson de la loge. La réalité de certaines de ces défaillances est avérée lorsque l’avis concerne une personne qui était incontestablement présente lors du passage du préposé.

Cette situation est évoquée par une réponse du Secrétaire d’État à l’industrie à M. Léonce Deprez, député du Pas de Calais (J.O 26 juin 2001). Elle rappelle formellement que « les lettres et paquets recommandés doivent être obligatoirement présentés au domicile du destinataire et lui être remis contre signature, ou à son fondé de pouvoir dûment accrédité ». Il est accessoirement précisé qu’en « aucun cas la mise en œuvre de l’accord sur l’aménagement et la réduction du temps de travail ne justifie une réduction du service dans ce domaine ».

Il est donc conseillé de réagir vivement à toute infraction constatée à cet égard. La Poste éprouve peut-être des difficultés en ce qui concerne l’aménagement du temps de travail mais doit faire passer le service du courrier, a fortiori recommandé, avant les services marchands qui se multiplient. Il n’en pas moins vrai que de nombreux destinataires sont absents sont absents lors de la première présentation. Les immeubles collectifs doivent comporter un aménagement permettant le recueil correct des avis de présentation lorsqu’il n’existe ni boîtes aux lettres privatives, ni boîte commune. On ne peut occulter l’importance des conséquences que peut comporter la disparition d’un avis de présentation.

B.        la présomption de régularité de la remise du pli

Le destinataire d’un pli recommandé avec avis de réception peut prétendre que la personne à qui le pli a été remis contre émargement n’était pas habilitée pour ce faire. C’est le cas en l’absence d’une procuration postale. Il peut également dénier la signature portée sur l’accusé de réception.

A nouveau saisie d’une contestation de cette nature, la Cour d’appel de Paris a confirmé [2] une jurisprudence solidement établie en matière de copropriété. La Cour rappelle les dispositions du Code des postes et télécommunications qui interdisent aux préposés de remettre un pli recommandé, au domicile du destinataire et en son absence, à une autre personne, non titulaire d’une procuration déposée au bureau de distribution. Elle en déduit que la remise effective du pli bénéficie d’une présomption de régularité dont l’expéditeur peut se prévaloir.

Elle réserve au destinataire la preuve contraire. C’est ici que le problème se complique car cette preuve contraire est facile à établir si l’auteur de l’émargement est clairement identifié. Il suffit de déposer réclamation auprès de l’inspecteur du bureau distributeur. Dans certains cas, le destinataire ne peut, - ou prétend ne pouvoir -, reconnaître la signature litigieuse. Toutes les hypothèses peuvent alors être formulées, y compris une signature contrefaite donnée par le véritable destinataire.

L’existence de semblables difficultés est incontestable mais les nécessités pratiques et la sécurité juridique imposent de s’en tenir à la solution retenue par la Cour.

Les syndics, quant à eux, ne disposent d’aucun moyen pour vérifier la signature figurant sur l’accusé de réception. Tout au plus peuvent-ils constater à l’occasion qu’elle ressemble à celle figurant au cabinet sur des correspondances ou feuilles de présence antérieures. On peut toutefois leur conseiller, le cas échéant, de vérifier si elle n’est pas celle de la gardienne de l’immeuble ! Elle aurait commis une faute grave en signant pour rendre service, comme cela est fréquent. Le syndicat serait alors responsable de la faute commise par sa préposée.

 

Un arrêt de la Cour de cassation du 9 mars 2005 (n° 03-16806) semble au contraire ouvrir un large boulevard aux copropriétaires de mauvaise foi. En présence de la dénégation par une copropriétaire de la signature portée sur l’accusé de réception d’une notification de procès-verbal, la Cour de cassation juge en effet qu’il y a lieu à vérification d’écriture.

Mais, à la lecture de l’arrêt, on constate que, curieusement, le syndicat des copropriétaires n’avait pas invoqué la présomption de régularité liée à la réglementation postale ! La Cour de cassation n’a donc pas été conduite à statuer sur cet argument.

L'article 1323 du Code civil indique que « celui auquel on oppose un acte sous seing privé est obligé d'avouer ou de désavouer formellement son écriture ou sa signature » et que l'article 1324 prescrit la vérification d'écriture en cas de désaveu. Or nous ne sommes pas dans le cas d'un acte sous seing privé mais dans le cas d'une notification postale régie par le Code des postes et télécommunications.

 

Deux arrêts présentent des espèces dans lesquelles le préposé n’a pas convenablement rempli sa tâche.

La Cour de cassation a jugé ainsi que « L’accusé de réception d’un pli postal recommandé doit être signé par le destinataire (ou une personne ayant procuration) ; l’apposition d’un cachet ne peut suppléer cette omission » (Cassation  civile 2   24 mai 2006  n° 04-18928).

La Cour de cassation, par arrêt du 19 septembre 2007 (n° 05-17769), a jugé « qu’en omettant d’indiquer sur l’envoi la date de première présentation, l’agent de La Poste, qui a ainsi enfreint la procédure applicable à la distribution des plis recommandés, a, par son comportement, caractérisé l’inaptitude de La Poste à l’accomplissement de sa mission ». 

 

C.        les boîtes postales et la date de première présentation

Les usagers ont la possibilité de faire ouvrir au bureau postal distributeur une boîte postale immatriculée à leur nom. Ils font mention sur leurs correspondances d’une adresse postale (M. Dupont B.P 123 ….) Tout naturellement c’est à cette adresse que le courrier qui leur est destiné est envoyé. Ce courrier est relevé au gré du locataire de la boîte postale qui n’est pas tenu de procéder quotidiennement à cette opération.

Dans le cas d’une lettre recommandée, un avis est déposé dans la boîte, invitant l’intéressé à se présenter au guichet pour retirer la lettre. Le problème est alors de savoir si la date de première présentation est celle de l’avis ou celle du retrait effectif. C’est cette dernière solution qui était souvent admise avant le décret du 4 avril 2000 qui a fixé au lendemain de la première présentation du pli le point de départ de tout délai que fait courir la notification. C’est, à notre avis, la première qui doit être désormais prise en considération. La fixation du point de départ du délai ne saurait être soumise au bon vouloir du destinataire. On peut donc espérer qu’une décision judiciaire viendra prochainement confirmer cette opinion.

Mais le syndic lui-même ne saurait admettre que figure en ses fichiers, et sur la liste des copropriétaires, la seule mention d’une boîte postale. Il doit connaître l’adresse effective du domicile de chaque copropriétaire. Cela est indispensable pour la délivrance d’un acte d’huissier. Le syndic doit donc mettre en demeure le copropriétaire de lui fournir ce renseignement indispensable et mettre éventuellement en cause le notaire qui se bornerait à faire figurer l’indication d’une boîte postale sur un avis de mutation.

Notons qu’un arrêt du 19 mars 1993 de la Cour d’appel de Paris [3] a jugé que la remise de l’avis dans la boite postale ne peut être considérée comme une première présentation. La solution est critiquable

 

D.        les destinataires multiples

(Mise à jour du 01/03/2013)

Comme par le passé, il est techniquement possible d’adresser une lettre recommandée avec ou sans accusé de réception à deux destinataires à une adresse unique. A la première présentation du pli, l’un des destinataires, seul présent, peut obtenir la remise du pli s’il dispose d’une procuration postale de l’autre. A défaut le pli se sera remis qu’après émargement par l’autre au bureau  postal ou sur nouvelle présentation. La suscription doit comporter la mention « ET ». Le pli doit être doté d’une étiquette postale « destinataires multiples ». Sur ce régime particulier voir l’article 7.2 des conditions spécifiques de vente et le rapport du médiateur de La Poste pour 2011 page 20).

Dans la pratique de la copropriété, cette facilité peut être utilisée notamment pour les notifications à des époux ou autres couples, réserve faite des cas dans lesquels il doit y avoir un mandataire commun. On peut considérer que la date de première présentation est identique pour tous les destinataires. 

On doit signaler un inconvénient notable : si l’un des destinataires est absent pour un certain temps, celui effectivement présent lors de la première présentation ne peut pas avoir connaissance de l’information notifiée. A l’extrême, il n’aura pas reçu la convocation pour une assemblée générale bien qu’ayant émargé le bordereau de réception.

Le risque existe certainement mais il appartient aux copropriétaires de se concerter pour éviter ce genre d’incident qui n’est pas réservé aux plis expédiés par un syndic. Il est prudent d’établir une procuration postale.

 

E.        Conservation des justificatifs postaux

La gestion par le syndic du service des notifications doit être minutieuse. Elle doit comporter notamment le contrôle systématique des plis retournés pour vérification de la cause non-délivrance.

Les justificatifs postaux (attestation d’expédition, avis de réception et plis retournés) sont la propriété du syndicat et doivent être versés aux archives du syndicat après classement dans les dossiers concernés, notamment les dossiers d’assemblées.

 

III.       Les délais ouverts par les notifications postales

Certaines notifications font courir des délais.

La convocation en assemblée générale est notifiée au moins vingt et un jours avant la date de la réunion, sauf urgence. Dans ce cas particulier, le syndic a seul la maîtrise du dies a quo [4] comme du dies ad quem. Il connaît la date de la réunion dies ad quem et doit prendre ses dispositions pour que la première présentation (dies a quo) des plis recommandés permette le respect du délai, quelles que soient les destinations.

La notification des décisions de l’assemblée (ou du procès-verbal) aux opposants et défaillants ouvre à ces derniers un délai de deux mois pour engager une action en contestation des décisions.

La demande de convocation par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix ou par le conseil syndical ne fait courir aucun délai. Mais, en cas de carence du syndic, la mise en demeure au syndic fait courir un délai de huit jours avant l’expiration duquel il doit convoquer.

L’avis au syndic prévu par l’article L 20 en cas de mutation d’un lot, fait courir un délai de quinze jours avant l’expiration duquel il doit faire délivrer opposition entre les mains du notaire détenteur des fonds provenant de la vente pour obtenir le blocage des sommes nécessaires au paiement de charges dues par le vendeur.

La mise en demeure ordinaire fait seulement courir les intérêts au profit du syndicat.

La mise en demeure spéciale de l’article L 19-2 fait courir le délai de 30 jours au moins, après lequel la mise en demeure est considérée comme infructueuse à défaut de paiement pendant le délai.

Les notifications propres au régime des copropriétés en difficulté font également courir des délais.

 

En vertu de l’article D 64, le point de départ de ces délais est le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire.

Le statut de la copropriété ne comporte aucune précision relative au calcul des différents délais. Nonobstant l’autonomie des notifications, il est nécessaire de se référer aux dispositions des articles 641 et 642 du NCPC :

« Lorsqu'un délai est exprimé en jours, celui de l'acte, de l'événement, de la décision ou de la notification qui le fait courir ne compte pas.

« Lorsqu'un délai est exprimé en mois ou en années, ce délai expire le jour du dernier mois ou de la dernière année qui porte le même quantième que le jour de l'acte, de l'événement, de la décision ou de la notification qui fait courir le délai. A défaut d'un quantième identique, le délai expire le dernier jour du mois.

« Lorsqu'un délai est exprimé en mois et en jours, les mois sont d'abord décomptés, puis les jours.

« Tout délai expire le dernier jour à vingt-quatre heures.

« Le délai qui expirerait normalement un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, est prorogé jusqu'au premier jour ouvrable suivant ».

 

IV.      Les notifications remises contre récépissé ou émargement

L’article D 64 permet que la notification soit faite par remise contre récépissé ou émargement

Pour les « convocations prévues au présent décret »

Et pour l’avis mentionné à l’article D 59. Cet avis concerne tous litiges dont est saisie une juridiction et qui concernent le fonctionnement d’un syndicat ou  dans lequel le syndicat est partie.

 

Ce mécanisme doit être utilisé avec la plus grande prudence. Dans ce cas, en effet la délivrance n’est pas assortie des garanties apportées par la remise d’un pli recommandé.

En principe la remise doit être effectuée soit par un préposé du syndic, soit par la concierge, préposée du syndicat. Dans la pratique, elle est souvent effectuée par un membre du conseil syndical.

Le pli doit être remis à la personne même du destinataire qui doit émarger le bordereau de remise ou le récépissé et y porter de sa main la date de remise.

 

Dans le cas d’une convocation en assemblée, la remise doit être effectuée un mois avant la date de l’assemblée. En effet, si le destinataire est absent, le pli doit être retourné au syndic qui devra notifier par pli recommandé avec demande d’accusé de réception.

V.        Les notifications par télécopie

L’article 64 du décret indique qu’à l'exception de la mise en demeure mentionnée à l'article 19 de la loi du 10 juillet 1965, les notifications peuvent également être effectuées par télécopie avec récépissé.

Dans ce cas, le délai court à compter du lendemain du jour de la réception de la télécopie par le destinataire.

On ignore toutefois ce que peut être une « télécopie avec récépissé » pouvant se présenter avec les vertus de l’accusé de réception d’une lettre recommandée portant la signature du destinataire et les mentions de présentation et de remise.

L’expéditeur ne peut avoir que le vague espoir d’une réponse du destinataire. Même dans ce cas, il n’est pas possible d’avoir l’assurance que la réponse émane bien du destinataire visé. Il a été jugé que l’envoi d’une télécopie ne permet pas de considérer que les formalités légales ont été accomplies (Cass. soc., 13 septembre 2006, n° 04-45.698).

VI.      Évolution prévisible du régime des notifications

Depuis des lustres le régime des notifications postales s’est avéré satisfaisant. Depuis quelques années la qualité du service postal s’est dégradée. La généralisation des dispositifs de contrôle d’accès aux immeubles ne facilite pas le travail des proposés. En province et a fortiori dans les zones rurales la distribution de plis recommandés de convocation dans une copropriété importante peut s’étaler sur plusieurs jours. Les délais de retour des accusés de réception sont excessifs.

L’allongement à vingt et un jours du délai de convocation a sérieusement aggravé la situation. Dans certains cas la prudence commande au syndic d’expédier les convocations trente jours ouvrables avant la date de tenue de l’assemblée !

L’évolution des techniques électroniques a fait apparaître la lettre recommandée électronique. Il était logique de songer à utiliser cette procédure pour la délivrance des notifications. Nous abordons ci-dessous l’état des études réalisées à ce sujet.

Il est nécessaire d’évoquer préalablement les incidences de la réforme récente du service postal. A côté des indications relatives à l’évolution du régime postal, nous trouvons en effet des enseignements utiles pour l’orientation des études relatives au régime de la transmission électronique.

A.        Incidence de la réforme du service postal

A cet égard encore on peut espérer que l’extension aux notifications du régime de la copropriété des dispositions relatives aux « envois recommandés utilisés dans le cadre des procédures administratives et juridictionnelles » permettra d’assurer la sécurité juridique indispensable.

Le projet de décret prévoit en effet les dispositions suivantes :

S’agissant de la remise au destinataire : l’indication que la remise a été effectuée contre signature sur présentation d'un document justificatif de l’identité du destinataire et la date de remise. Le justificatif de l'identité est décrit sur la preuve de distribution.

En dehors du destinataire, le recommandé peut être remis, dans les mêmes conditions, à une personne ayant procuration sauf si l’expéditeur a choisi lors du dépôt l’option «remise en mains propres» ; dans ce dernier cas, l’envoi ne peut être remis qu’au seul destinataire.

Le cas échéant, s'il s'agit d'une personne morale la remise s’effectue contre signature à une personne physique mandataire de la personne morale, ayant reçu expressément procuration à cet effet et après vérification de celle-ci. Le justificatif de l'identité de cette personne est décrit sur la preuve de distribution.

Voir à propos du projet de décret

 

B.        lettre recommandée par chronopost

Les modalités de présentation et de remise d’un pli Chronopost sont identiques à celles prévues pour les lettres recommandées avec demande d’avis de réception.

Il y a controverse en jurisprudence au sujet du recours à Chronopost. La 2e Chambre de la Cour de cassation a jugé que la similitude des modalités de délivrance ne permet pas de passer outre aux dispositions d’un texte prévoyant exclusivement l’utilisation de la lettre recommandée. La Chambre sociale a adopté une solution contraire.

Pour l’examen approfondi de cette controverse voyez la lettre recommandée électronique.

 

C.        Les notifications électroniques

Le Code civil comporte des dispositions propres au développement de l’écrit sous forme électronique.

Elles concernent le régime général de la preuve par écrit et les contrats sous forme électronique.

1.         la preuve par écrit sous forme électronique

L’article 1316 du Code civil énonce :

La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d'une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission.

Il est complété, à propos de la preuve électronique, par les dispositions suivantes :

Article 1316-1

« L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »

Article 1316-2

« Lorsque la loi n'a pas fixé d'autres principes, et à défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu'en soit le support. »

Article 1316-3

« L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier. »

Article 1316-4

« La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte.

« Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. »

 

Les mécanismes électroniques ont fait leur apparition dans le statut de la copropriété

Pour l’établissement de la feuille de présence (art.14 du décret du 17/03/1967)

Pour le registre des procès verbaux (art. 17 du même décret)

Il n’existe aucune disposition propre à assurer la cohérence de la conservation de ces archives en cas de changement de syndic.

 

Les dispositions ci-dessus ne s’appliquent pas d’emblée au régime dérogatoire de la copropriété. C’est pourquoi, s’agissant de la feuille de présence et du registre des procès verbaux, les articles 14 et 17 du décret de 1967 précisent que la tenue sous forme électronique est assurée « dans les conditions prévues par les articles 1316-1 et suivants du Code civil ».

On peut affirmer que tout recours aux dispositions du Code civil relatives à la voie électronique exige, dans le statut de la copropriété, une disposition législative ou réglementaire spécifique.

2.         les contrats sous forme électronique

Le Titre II du Code civil est consacré aux « contrats et obligations conventionnelles en général ». Son Chapitre VII est consacré aux « contrats sous forme électronique ». Il est organisé comme suit :

Section 1 : De l'échange d'informations en cas de contrat sous forme électronique. (Art.1369-1 à 1369-3)

Section 2 : De la conclusion d'un contrat sous forme électronique. (Articles 1369-4 à 1369-6)

Section 3 : De l'envoi ou de la remise d'un écrit par voie électronique. (Articles 1369-7 à 1369-9)

Section 4 : De certaines exigences de forme. (Articles 1369-10 à 1369-11)

 

L’article 1369-1 énonce :

« La voie électronique peut être utilisée pour mettre à disposition des conditions contractuelles ou des informations sur des biens ou services. »

 

Ces dispositions propres aux « contrats et obligations conventionnelles en général » ne sont pas applicables d’emblée au statut de la copropriété.

 

3.         la notification électronique

La publication du décret n° 2011-144 du 2 février 2011 « relatif à l'envoi d'une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat », pris sur injonction du Conseil d’État (arrêt du 22 octobre 2010), n’a pas échappé aux administrateurs de biens. Ils ont pensé qu’on pouvait ainsi espérer la mise en œuvre des convocations électroniques.

Cet espoir est fallacieux. Le décret du 2 février 2011 (voir le décret) concerne exclusivement l'envoi d'une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat.

 

Le régime prévu par le décret du 2 février 2011 comporte des mécanismes, présomptions et tolérances qui sont incompatibles avec les dispositions du statut de la copropriété qui imposent de garantir la remise du pli de convocation à son destinataire véritable et dans le respect du délai de 21 jours.

Au demeurant, même aux yeux des praticiens des activités commerciales, le décret en question fait de plus l’objet de vives critiques. Au hasard des promenades dans les sites spécialisés, on peut citer l’article de « Numerama »

« Annoncé le mois dernier par Eric Besson, le décret encadrant la lettre recommandée électronique est paru ce vendredi au Journal Officiel. Mais il n'apporte aucune garantie sur l'identification de la personne qui accepte de recevoir un courrier électronique, et ne prévoit aucune preuve de la bonne réception du courrier par son destinataire.

« Le ministre chargé de l'économie numérique, Eric Besson, avait annoncé le mois dernier la signature du décret sur l'envoi de courriers recommandés électroniques, attendu depuis 2005. Réservé exclusivement aux relations contractuelles (ce qui exclue notamment les courriers de l'administration), l'article 1369-8 du code civil prévoit qu'un recommandé électronique puisse être envoyé à un co-contractant "à condition que ce courrier soit acheminé par un tiers selon un procédé permettant d'identifier le tiers, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire".

« Or sur ces deux derniers critères, le décret du 2 février 2011 publié ce matin au Journal Officiel est loin d'apporter totale satisfaction. Le texte prévoit en effet que le destinataire doit être informé par courrier électronique "qu'une lettre recommandée électronique va lui être envoyée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, de l'accepter ou de la refuser". Ensuite, "dès acceptation par le destinataire de recevoir la lettre recommandée électronique, le tiers chargé de son acheminement envoie la lettre recommandée électronique à destination de l'adresse électronique qui lui a été transmise par l'expéditeur".

« Mais déjà à ce stade, l'obligation posée par le code civil de "garantir l'identité du destinataire" n'est pas respectée. « Si l'expéditeur communique une mauvaise adresse e-mail ou si le destinataire - à qui l'identité de l'expéditeur est cachée - n'est pas le seul à consulter sa boîte e-mail, rien n'est prévu pour vérifier l'identité de celui qui accepte le courrier. Il n'y a pas de signature électronique imposée, contrairement aux envois postaux classiques, où le recommandé sous forme papier n'est délivré (au moins en principe) qu'après vérification de l'identité par le postier. »

 

C’est dans le projet de décret relatif aux « envois recommandés utilisés dans le cadre des procédures administratives et juridictionnelles »,   établi dans le cadre de la réforme des services postaux que l’on trouve tus les éléments propres à la constitution d’un cahier des charges pour la mise en place d’un mécanisme de notification par voie électronique. Voir   projet de décret.

 

La mise en place prochaine des cartes nationales d’identité électroniques est susceptible de faciliter, dans l’avenir, l’exploitation d’un tel mécanisme.

Sur le plan pratique, la mise en œuvre de la notification électronique, pour les convocations en assemblée notamment, exigerait des dispositions particulières.

Nous pensons notamment à la réduction du volume des documents annexés. Elle pourrait résulter de la simplification des contrats de syndic et des annexes comptables, mais aussi de l’utilisation de caractères d’impression raisonnables. Ces dispositions pourraient être imposées aux partenaires des syndicats. Ainsi pour les devis des entreprises consultées.

 

Mise à jour du 08/09/2012

Nous signalons l’arrêté du 22 mai 2012 fixant la liste des pièces justifiant de l’identité de l’auteur de la déclaration de consentement à la signification par voie électronique d’un acte d’huissier de justice

Il est assez aisé d’en faire une transposition appropriée avec la notification d’une convocation en assemblée générale ou la notification d’un procès verbal d’assemblée.

On vérifie alors l’extraordinaire complexité du mécanisme, dès lors que les intervenants ne sont pas des professionnels solidement « mécanisés ». Voir l’arrêté 

 

 

 

 

 

 

Mise à jour

21/07/2015

08/09/2012
01/03/2013

 

 



[1] Des verbes latins « noscere », connaître et « facere », faire.

[2] CA Paris 23 B  20/09/2001

[3] Administrer avril 1994 p. 53 note Lafond

[4] Dies a quo : point de départ du délai ; Dies ad quem : dernier jour du délai.