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La loi Informatique et Libertés et le statut de la copropriété

 

 

I.        INTRODUCTION

II.       LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES

A.       déclaration des traitements

B.       dispositions essentielles de la loi

C.       la commission nationale informatique et libertes

D.       contrôle et sanctions

III.      informatique et copropriete

A.       personnes fichees

B.       personnes morales

C.       fichiers et traitements

IV.      informations saisissables

A.       critere de finalité et copropriete

B.       immatriculation des titulaires de droit réel

C.       informations etrangeres a l'immatriculation

V.       collecte des informations

A.       collecte directe

B.       collecte indirecte

C.       collecte imposee

VI.      statut des données

A.       confidentialite

B.       obligations du syndic

VII.    droits des personnes fichées

A.       droit d'accès et de communication

B.       droit de contestation

C.       droit a l'oubli

D.       cas des personnes morales

VIII.        conclusion

 

 

 

 

I.          INTRODUCTION

Le développement de l'outil informatique et la croissance exponentielle de ses performances, cependant que certains principes moraux vont s'affaissant, ont incité les défenseurs des droits de la personnalité à rechercher les moyens de protéger ceux ci contre l'exploitation abusive qui pourrait être faite de masses d'informations soumises à des traite­ments d'une extraordinaire efficacité, transmissibles en tout lieu d'une manière quasi instantanée et susceptibles de détournements malinten­tionnés.

 

L'article 9 du Code Civil, posant le principe du respect de la vie privé, n'y pouvait suffire. La loi 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et à la liberté et le décret 78-774 du 17 Juillet 1978, complétés par diverses dispositions postérieures ont constitué à cet effet un dispositif protecteur qui s'inscrit, au niveau international, dans les prescriptions de la Convention pour la protec­tion des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à carac­tère personnel adoptée par le Conseil de l'Europe le 18 Septembre 1980 et qui a été ratifiée par la France.

 

Les syndics de copropriété professionnels n'ont pas manqué de recou­rir à l'outil informatique. Une importante partie de la population fran­çaise figure dans leurs fichiers. Ils se trouvent donc soumis aux dispo­sitions de la Loi Informatique et libertés. Le relatif mutisme de la doc­trine sur cette question, les sanctions de caractère pénal attachées au respect des obligations légales, les incertitudes d'un avis émis le 26 Juin 1992 par la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés nous ont paru justifier une tentative de synthèse.

 

Après avoir rappelé les grands traits de la Loi, nous reprendrons l'étude des incidences de chacune des dispositions principales du texte sur la gestion des syndicats de copropriétaires.

II.         LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES

L'article premier de la Loi énonce que l'informatique ne doit porter at­teinte ni à l'identité humaine, ni aux droits de l'homme, ni à la vie pri­vée, ni aux libertés individuelles ou publiques. Sa portée est donc plus étendue que celle des dispositions de l'article 9 du Code Civil, même si l'on tient compte de l'interprétation extensive qui en a été faite.

 

Le rôle protecteur de la Loi ainsi défini limite son domaine d'application aux fichiers comportant des informations nominatives relatives à des personnes physiques et aux traitements qui leurs sont appliqués.

A.   déclaration des traitements

L'une des dispositions principales de la Loi consiste en l'obligation de déclarer préalablement tout traitement automatisé d'informations nomi­natives.

A) régime général

Les traitements publics ne peuvent être mis en fonction qu'après auto­risation. Les traitements privés sont soumis au seul engagement pris par les déclarants qu'ils sont conformes aux exigences de la Loi.

 

Les formulaires peuvent être obtenus au siège de la C.N.I.L [1] ou dans les Chambres de Commerce.

 

B) normes simplifiées

S'agissant de traitements courants, la C.N.I.L a établi des normes sim­plifiées qui permettent le dépôt de déclarations tout aussi simplifiées. Les professionnels immobiliers sont concernés par cette pratique puisque les normes simplifiées suivantes ont été établies :

 

            Norme 14                   Fichiers fournisseurs

            Norme 20                   Gestion Immobilière secteur social

            Norme 21                   Gestion Immobilière secteur privé

            Norme 28                   Gestion de la paye secteur privé

 

Indépendamment des traitements effectués par un prestataire de ser­vice spécialisé, qui sont bien entendu soumis à cette déclaration, les traitements comportant des informations nominatives élaborés au sein des cabinets y sont également soumis. Tel peut être le cas de traite­ments autonomes de gestion du contentieux des recouvrements de charges ou de loyers, sur lesquels nous reviendrons plus loin.

B.   dispositions essentielles de la loi

La loi détermine en premier lieu les informations nominatives suscep­tibles d'être licitement recueillies et traitées en fonction du critère de finalité : ne peuvent être saisies que les seules informations stricte­ment indispensables au but poursuivi. Ce but doit lui même être licite.

 

La collecte de certaines catégories d'informations est en outre expres­sément exclue :

 

- Informations concernant les infractions, condamnations ou mesures de sûreté

- Informations relatives aux origines raciales, aux opinions politiques, philosophiques ou religieuses et aux apparte­nances syndicales

- Informations concernant les vérifications d'identité

- Informations concernant l'exercice par les emprunteurs de la fa­culté de rétractation (Loi 10 Janvier 1978)

 

 

Elle détermine les modalités de la collecte des informations, qu'il s'agisse de collecte directe ou indirecte, en interdisant l'utilisation de moyens frauduleux, déloyaux ou illicites et en imposant au collecteur l'obligation de renseigner les personnes interrogées sur leurs droits et leurs obligations.

 

Elle fixe les droits des personnes fichées qui ont la possibilité d'accéder aux informations les concernant, d'en obtenir la rectification justifiée, voire la suppression et doivent bénéficier d'une garantie de confidentialité des informations saisies.

 

A ces droits correspondent autant d'obligations pour les responsables des fichiers et traitements, qui doivent déférer aux demandes légitimes des per­sonnes fichées, exécuter les rectifications ou effacements justifiés et assurer par des moyens appropriés la sécurité des informations.

 

Le droit à l'oubli dont peuvent bénéficier, dans certains cas, les per­sonnes fichées, est une particularité originale du droit de l'informatique.

C.   la commission nationale informatique et li­bertes

La loi a prévu la constitution d'une Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (C.N.I.L) définie comme une autorité ad­ministrative indépendante, ne pouvant recevoir d'instruction d'aucune autorité, et dépourvue de qualité juridictionnelle.

 

Dotée d'un certain pouvoir réglementaire, elle peut établir son propre règlement intérieur, des normes simplifiées et des règlements types de sécurité, décisions qui peuvent faire l'objet de recours devant le Conseil d'Etat.

 

Dans le cadre purement consultatif, elle peut formuler des avis, sug­gestions et recommandations de toute nature dans le cadre de son ob­jet. Elle peut en particulier proposer au gouvernement les réformes lé­gislatives ou réglementaires qui lui paraissent opportunes.

 

Elle est enfin dotée d'un pouvoir disciplinaire pour le contrôle des ap­plications de l'informatique aux traitements des informations nomina­tives. A la suite de ses investigations, qui peuvent bénéficier des l'assistance de magistrats des ordres judiciaire ou administratif, elle peut suggérer aux responsables contrôlés des modifications de compor­tement, ou, en cas d'échec de ses interventions, dénoncer des infrac­tions au Parquet.

 

On peut, faisant la comparaison avec la Commission de contrôle des opérations de Bourse et le Conseil de la Concurrence, admettre qu'en ne lui accordant aucun pouvoir juridictionnel, la loi a mis la C.N.I.L a l'abri des aléa judiciaires et lui a conféré une autorité morale de Conseil des Sages.

 

Pour être Sages, les membres de la C.N.I.L n'en sont pas moins dyna­miques et les spécialistes du droit de l'informatique s'accordent pour reconnaître à leur action un caractère vivifiant et à leur Rapport an­nuel celui d'une véritable source de droit[2][3].

D.   contrôle et sanctions

Certaines infractions aux dispositions de la Loi Informatique et Libertés sont pénalement réprimées :

 

Défaut de déclaration

Utilisation de moyens frauduleux, méconnaissance d'une opposition au traitement, conservation d'informations nominatives au delà de la durée prévue, traitement d'informations relatives aux infractions et condamnations.

Divulgation d'informations à une personne non autorisée

Détournement de la finalité des informations

 

 

D'autres infractions ont des suites contraventionnelles.

Compte tenu du nombre des piratages informatiques constatés, la Loi du 5 Janvier 1988 a prévu des peines correctionnelles à l'encontre de toute personne ayant accédé à un fichier ou s'y étant maintenue frau­duleusement.

 

 

La Loi Informatique et Liberté est le fondement d'une des branches majeures du droit de l'Informatique et l’œuvre de la Commission est déjà fort importante.

 

Elle est parfois critiquée pour prêter une oreille trop attentive aux mouvements associatifs. Tel fût le cas en ce qui concerne les syndics professionnels de copropriété. Saisie par une as­sociation de consommateurs, la C.N.I.L conclut ainsi sa ré­ponse du 26 Juin 1992 : en conséquence les seules données que le syndic est habi­lité à connaître sont les suivantes : identité (nom, pré­noms, nom mari­tal), adresse, numéro de téléphone caractéristique des lots .

 

Saisie à nouveau de la question la C.N.I.L s'est déclarée disposée à préciser sa position, dans le cadre d'une concertation avec les profes­sionnels intéressés. Les observations qui suivent ont pour modeste am­bition de constituer à cet effet une base de travail.

 

Il convient en premier lieu de circonscrire le domaine d'application de la Loi Informatique et Libertés dans le cadre du statut de la copropriété.

III.        informatique et copropriete

Les fichiers exploités par les syndics de copropriété peuvent être groupés en cinq catégories :

 

1) Fichiers techniques

2) Fichiers d'états descriptifs et de règlements de copropriété

3) Fichiers comptables

4) Fichiers de fournisseurs et correspondants divers

5) Fichiers de copropriétaires et assimilés

 

 

Ce sont les fichiers de ces deux dernières catégories et les traitements qu'ils peuvent subir qui sont essentiellement concernés.

 

La mission essentielle du syndic est d'administrer et gérer des im­meubles, leurs services, leurs parties et leurs éléments d'équipement communs ainsi que les lots privatifs dont ils sont constitués, dans leurs rapports avec le bien commun. Il serait pour autant absurde de faire abstraction des co­propriétaires, de leurs ayants droit, des occu­pants à des titres divers des lots privatifs, des préposés des syndicats qui constituent la population des copropriétés, ont intérêt à leur bon fonctionnement et sont les interlocuteurs permanents du syndic. Ils sont la raison d'être de l'institution.

 

Mais le critère de rattachement aux fichiers syndicaux de ces personnes physiques ne peut être que le lien qui, d'une manière plus ou moins étroite, les attache à l'immeuble géré. Le nombre et la nature des informations figurant dans les fichiers sont déterminés par les exigences de l'administration et de la gestion des immeubles telles qu'elles résultent du statut de la copropriété mais également des né­cessités pratiques de la vie courante.

 

Ces considérations nous guideront pour déterminer les personnes sus­ceptibles d'être fichées, les fichiers et traitements pouvant être utilisés par le syndic, les informations, enfin, susceptibles d'être recueillies.

A.   personnes fichees

Malgré l'imprécision de la Loi on admet que les seules personnes phy­siques bénéficient de sa protection par inter­prétation de l'article 4 ré­putant nominatives les informations permettant l'identification des per­sonnes physiques. On fait valoir à l'encontre que l'article 35 réserve un droit d'accès aux informations à toute personne.

 

L'article D 32 dispose que le syndic établit et tient à jour une liste de tous les copropriétaires avec l'indication des lots qui leur appartien­nent, ainsi que de tous les titulaires des droits visés à l'article 6 ci dessus ; il mentionne leur état civil ainsi que leur domicile réel ou élu.

 

Ce texte justifie la tenue et l'exploitation d'un fichier, mais bien d'autres personnes sont susceptibles de figurer licitement dans les fi­chiers du syndic. L'étendue des informations les concernant, régulière­ment enregistrées, varie avec leurs qualités respectives. Il convient d'établir la liste exhaustive de ces personnes.

 

A) titulaires de droits réels

L'enregistrement des copropriétaires et des titulaires de droit réel (usufruit, nue propriété, droit d'usage et habitation), prévue par l'art D 32, ne pose pas de problème particulier.

 

Il faut ajouter à cette liste les bénéficiaires d'un contrat de lo­cation-accession dans les conditions prévues par la Loi du 12 Juillet 1984, qui sont assimilés à des copropriétaires. Dans ce cadre particulier le ven­deur doit également figurer au fichier. En effet, selon les cas, l'un et l'autre ont vocation à participer aux assemblées et à contribuer aux charges de l'immeuble.

 

B) époux non titulaires

Un époux peut être seul propriétaire d'un lot, soit dans le cadre d'un régime de séparation des biens, soit parce qu'il s'agit d'un bien propre. L'autre époux peut être tenu, envers le syndicat, au paiement des charges de copropriété en vertu de l'obligation de contribution aux charges du ménage. Certaines au moins des charges syndicales ont un caractère alimentaire évident. C'est la raison pour laquelle nous esti­mons que l'insertion au fichier des époux non titulaires de droit réel doit être admise.

 

L'institutionnalisation croissante du concubinage nous inciterait à adopter une solution identique et sur le même fondement. En l'état, la solution paraît toutefois prématurée.

 

Il faut toutefois rappeler que le syndic, comme la gardienne de l'immeuble, est habilité à tenir une liste des occupants réguliers de l'immeuble pour des besoins divers. Cette liste est rendue nécessaire, en particulier, par les exigences du Code des Postes et Télécommunica­tions qui impose l'existence d'un tableau indicateur récapitulant dans l'ordre alphabétique les noms de tous les résidents et tiers hébergés[4]. La Cour de Cassation vient d'ailleurs de rappeler récemment l'obligation pour les gardiens d'immeubles de contrôler la qualité des personnes accédant à l'immeuble [5]

 

C) ayants droit des titulaires

Il s'agit le plus généralement des locataires des lots.

 

Les observations qui précèdent leurs sont applicables. En outre de nombreux règlements de copropriété imposent aux copropriétaires bail­leurs de donner connaissance au syndic des locations effectuées. Cette clause, qui n'apporte aucune restriction au droit de jouissance, doit être respectée.

 

Les nécessités pratiques de la gestion militent également en faveur de la connaissance par le syndic de l'identité des locataires. Dans cette mesure, leur insertion au fichier trouve également une justification.

 

D) occupants et assimiles

Nous avons vu que les concubins doivent être connus. Il en est de même des préposés des copropriétaires, ayants droit et tiers hébergés. Il est en effet nécessaire de savoir s'ils ont qualité pour recevoir des plis ou colis, les convocations ou notifications syndi­cales remises contre émargement, les clefs des portes communes ou l'indication des codes d'accès.

 

Ces informations, qui doivent être portées à la connaissance de la gar­dienne, s'il en existe une, peuvent tout aussi bien être exigées par le syndic.

 

E) mandataires des titulaires

Les gestionnaires locatifs des appartement sont souvent destinataires de tout ou partie des documents relatifs à un lot, sur instruction des copropriétaires bailleurs. A ce titre ils figurent aux fichiers du syndic.

 

C'est également le cas des mandataires communs désignés en cas d'indivision ou de démembrements du droit de propriété.

Les titulaires de délégation de vote, pour les assemblées générales peuvent également être fichés dans la mesure ou le traitement des feuilles de présence et des votes est informatisé.

 

F) préposes des syndicats

La gestion du personnel des immeubles (établissement des bulletins de paye, déclarations sociales, gestion des congés payés, etc...) est auto­matisée. Les données des déclarations sociales peuvent faire l'objet de transmissions automatisées au profit des organismes sociaux. Les sa­laires sont calculés par des traitements informatisés et payées par vi­rements informatiques.

 

G) fournisseurs et correspondants divers

Les fournisseurs habituels, les entrepreneurs, prestataires de services divers, architectes et autres correspondants habituels des syndics fi­gurent dans leurs fichiers. Il en est de même des avocats, huissiers, notaires avec lesquels les syndics sont habituellement en relation pour les besoins de la gestion courante, des travaux et des procédures concernant les immeubles.

B.   personnes morales

Reconnaissant que les dirigeants d'une personne morale peuvent facile­ment être identifiés, la C.N.I.L a attribué un caractère indirectement nominatif aux informations la concernant[6]. Il en est ainsi a fortiori lorsque les noms des dirigeants figurent dans le fichier.

 

Nous avons vu qu'en principe les dispositions de la Loi Informatique et Libertés sont inapplicables aux personnes morales. Nous ne pouvons pour autant les négliger purement et simplement, alors surtout que les aménagements admis par la C.N.I.L trouvent particulièrement application dans notre domaine.

A) immatriculation

Comme tout copropriétaire, une personne morale est immatriculée par le syndic. Il est de pratique courante pour les notaires d'indiquer, à l'occasion d'une mutation de lot, la nature juridique de la personne mo­rale acquéreur et, s'il y a lieu, son numéro d'immatriculation au Re­gistre du Commerce et des Sociétés.

 

B) problemes particuliers

Des problèmes pratiques sont liés à la présence de certaines personnes morales parmi les copropriétaires.

a) Associations

La croissance du monde associatif s'accompagne souvent de gestions hasardeuses ou inexistantes. Il n'est guère facile, dans certains cas, de connaître avec la précision nécessaire le ou les représentants légaux des associations. On pourrait penser que la qualité de propriétaire im­mobilier garantit une relative sécurité dans ce domaine. L'expérience démontre que tel n'est pas toujours le cas. Allusion n'est pas faite ici à des pratiques illicites ou douteuses mais seulement à des insuffi­sances caractérisées du suivi de la gestion.

b) Sociétés civiles

C'est un détail pratique qu'il convient de relever ici. Dans de nombreux cas, les sociétés civiles propriétaires d'appartements occupés par leurs membres sont inconnues du voisinage et des gardiens d'immeubles. Il est donc indispensable que la correspondance soit adressée au nom du gérant, faut de quoi elle risque de ne pas être distribuée. L'identité du gérant doit donc être enregistrée.

c) Sociétés d'attribution

La loi du 10 Juillet 1965 accorde un statut particulier aux porteurs de parts sociales des sociétés d'attribution. Celles ci sont représentées par leur représentant légal mais les porteurs de parts ont vocation à parti­ciper aux assemblées générales comme les copropriétaires.

 

La liste des porteurs de parts doit être communiquée par le re­présentant légal au syndic qui les convoque au même titre que les co­propriétaires. Ils figurent donc aux fichiers à ce titre.

C.   fichiers et traitements

Reprenant la définition d'une proposition de directive communautaire[7], nous qualifions de fichier tout ensemble de données. Nous nous borne­rons à évoquer la distinction subtile faite par la Cour de Cassation, et fortement critiquée par la doctrine, entre fichier et dossier[8]. On a voulu plus opportunément subordonner à l'organisation ou à la structu­ration des données l'existence d'un fichier. Dans la pratique, tout en­semble de données est organisé ou susceptible de l'être par un traite­ment approprié.

 

L'article 5 de la loi définit le traitement comme tout ensemble d'opérations réalisées par des moyens automatiques, relatif à la collecte, l'enregistrement, l'élaboration, la modification, la conservation et la destruction des données. Au rang des traitements figurent les inter­connexions, rapprochements, consultations et communications de don­nées. La simple consultation du fichier, ex­clusive de toute action dyna­mique, est assimilée à un traitement.

 

Les fichiers purement techniques, ceux reproduisant les états descrip­tifs et les règlements de copropriété, les fichiers comptables sont ex­clusifs de toute information nominative. Il en est ainsi, pour les fi­chiers comptables, même lorsque le nom d'un fournisseur ou d'un co­propriétaire figure dans l'énoncé d'un article du compte.

 

Il en va autrement des fichiers de copropriétaires, d'ayants droit, de simples occupants, de préposés des syndicats et autres personnes qui peuvent, nous venons de le voir, être enregistrés par le syndic. C'est le statut de ces fichiers que nous devons préciser.

 

Les traitements de ces fichiers ont pour objet la réalisation de toutes les opérations nécessaires pour la gestion et l'administration des syndi­cats : répartition et recouvrement des charges, organisation des assem­blées générales, paye, déclarations fiscales et sociales, diffusion de cir­culaires, etc...

IV.       informations saisissables

La Loi Informatique et Libertés ne s'applique qu'aux seules données, ici qualifiées d'informations, nominatives.

 

L'article 4 les définit comme celles qui permettent sous quelque forme que ce soit, directement ou non, l'identification des personnes phy­siques auxquelles elles s'appliquent, que le traitement soit effectué par une personne physique ou par une personne morale.

 

On qualifie également l' information nominative de donnée à caractère personnel, définie par la Convention de Strasbourg du 28 Février 1981 comme toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable.

 

La C.N.I.L fait de la notion d'information nominative une interprétation extensive. Il importe peu, en particulier, que le but du traitement au­tomatique soit d'ordre essentiellement statistique[9] ou de technique ad­ministrative[10]. Il suffit que la fiche fasse apparaître la personne concernée ou permette de l'identifier par une recherche parallèle pour que les données concernées tombent sous le coup de la Loi.

 

La liceité de la saisie des informations est déterminée en fonction de l'objet du traitement. Toutefois la saisie de certaines informations est, on l'a vu, interdite par la Loi.

 

A) exclusions légales

Nous avons déjà indiqué que l'enregistrement de certaines informations est interdit [11]. Ces exclusions peuvent être tempérées, après contrôle de la C.N.I.L.

 

C'est ainsi que les autorités religieuses, sous certaines conditions, peu­vent tenir un fichier de leurs ouailles. Ces tempéraments sont soumis au critère de finalité. L'accord exprès, et écrit, des personnes inté­ressées, peut également permettre, dans certains cas, l'enregistrement de telles données.

 

B) principe de finalité

D'une manière plus générale, ne peuvent être enregistrées que les in­formations strictement nécessaires à la réalisation du but recherché par la constitution du fichier ou le traitement envisagé.

 

Ce principe est d'importance capitale. Ses effets sont :

 

positifs : il permet d'insérer dans les fichiers des informations qui en se­raient en principe exclues

 

négatifs : il permet de déterminer celles qui ne doivent pas y fi­gurer parce qu'elles ne sont pas nécessaires au but licitement poursuivi.

 

Ainsi la mention de la nationalité, si elle est nécessaire, doit être ad­mise même si elle peut laisser augurer de l'origine raciale. Au contraire l'existence d'interruptions de grossesse antérieures ne doit pas figurer sur les cartes individuelles de santé des femmes enceintes, car elles n'ont pas d'incidence sur le suivi de la grossesse [12].

 

 

On pourrait penser que l'article D 32 énonce d'une manière exhaustive la liste des informations susceptibles d'être recueillies par le syndic. Tel n'est pas le cas puisque nous venons de voir que les personnes assujetties à enregistrement ne sont pas seulement les titulaires de droit réel.

 

La liste des informations saisissables, en raison des exigences du statut elles mêmes, est autrement plus fournie que celle de l'article D 32. Mais la nature et le nombre de ces informations varient selon la qualité des personnes fichées. Il est inutile pour le syndic de connaître le régime matrimonial de l'un de ses architectes.

 

Pour chaque catégorie de personnes fichées, c'est le principe de fina­lité énoncé par la Loi Informatique et Libertés qui doit constituer le fil directeur de notre recherche. Si telle information est nécessaire, ne se­rait ce qu'occasionnellement, pour la gestion et l'administration du syn­dicat, elle doit être connue du syndic et peut être enregistrée d'une manière licite. Si elle est inutile, l'information n'est pas saisissable.

 

Nous verrons en outre que, dans certains cas, l'enregistrement d'une information peut être justifié par l'intérêt de la personne fichée elle même.

 

A l'encontre le souci de la sauvegarde des intérêts syndicaux ne justi­fie pas forcément la collecte et l'enregistrement de certaines informa­tions nominatives. Ce problème est posé en particulier lorsqu'il s'agit, en cas de recouvrement des charges impayées, de rechercher les fa­cultés financières du débiteur. L'appréciation de la liceité des données est alors délicate.

 

A.   critere de finalité et copropriete

Pour déterminer l'extension du contenu licite des fichiers du syndic il est nécessaire de confronter, pour chaque catégorie de personne la nature de chaque information au critère de finalité. Cette procédure exige au préalable une détermination aussi précise que possible de la finalité des opérations de gestion et d'administration, telles qu'elles sont énoncées ou impliquées par le statut de la copropriété.

 

A) liste officielle des copropriétaires

Le syndic doit établir et assurer la mise à jour de la liste officielle des titulaires de droits réels.

 

Il doit la créer si, par impossible, elle n'existe pas et recueillir, à cet effet, les renseignements nécessaires. Il peut être amené à la vérifier et à la rectifier spontanément. Tel est le cas si la consultation d'une fiche hypothécaire lui permet de constater une erreur d'immatriculation sur un lot.

 

La mise à jour s'entend de l'enregistrement des faits ou actes juri­diques entraînant une modification de la liste. Il peut s'agir du décès d'un copropriétaire comme de la vente d'un lot. La modification de certaines informations sur une fiche déterminée (changement d'adresse par exemple) constitue également une mise à jour.

 

Pour la tenue de la liste officielle, le syndic peut être amené à imposer une élection de domicile, lorsque le copropriétaire réside à l'étranger, ou la désignation d'un mandataire commun, lorsque le lot est placé sous le régime de l'indivision.

 

B) assemblées générales

Pour l'organisation et la tenue des assemblées générales, il est néces­saire de savoir :

 

qui peut demander la convocation d'une assemblée

qui doit être convoqué

qui peut voter

qui peut contester une décision ou la validité de l'assemblée

 

Les informations nécessaires pour que l'on soit en mesure de répondre à ces différentes questions sont saisissables.

 

C) recouvrement des charges

C'est sans nul doute dans ce domaine particulier que l'application du principe de finalité est la plus délicate. Les informations sont ici, d'une part, celles qui sont nécessaires pour la régularité de la procédure, d'autre part celles qui peuvent permettre de faciliter d'une manière ou d'une autre un re­couvrement judiciaire et l'exécution effective d'un ju­gement.

 

On peut prétendre que le syndicat se trouve dans la situation d'un créancier ordinaire et qu'il  ne bénéficie que de la possibilité de faire effectuer des recherches par le Parquet dans les conditions prévues par les textes de droit commun.

 

La qualité particulière des relations entre le syndicat et le débiteur qui en est membre justifie, semble-t-il, des solutions dérogatoires qui sont d'ailleurs admises dans de nombreux autres cas. Le prêteur de deniers et le bailleur sont fondés à réclamer à leurs co-contractants éventuels des justifications de solvabilité et on voit mal pourquoi le syndicat des copropriétaires n'aurait pas la possibilité d'exiger des renseignements de même nature.

 

On peut également envisager l'obligation pour un copropriétaire débi­teur sollicitant judiciairement des délais de paiement de fournir des informations garantissant la bonne exécution de ses engagements.

 

Les renseignements de cette nature concernent les références de l'employeur, le montant de la rémunération, l'importance des autres res­sources, les références bancaires, etc...

 

Se pose également la question de l'emploi, aux fins de recouvrement des charges, de renseignements obtenus à d'autres occasions. Ainsi le numéro de téléphone de bureau, communiqué antérieurement pour une raison quelconque, peut être utilisé pour retrouver le nom et l'adresse de l'employeur. Il en est de même des références bancaires, recueillies à l'occasion de précédents règlements par chèque.

 

D) nécessités de gestion courante

Les nécessités de la gestion courante justifient la conservation par le syndic de renseignements de natures très diverses fournis, le plus souvent de manière spontanée par les titulaires de droit réel ou par les simples occupants : jours et heures de présence, moyens divers de communication, correspondants détenant les clefs ou susceptibles d'intervenir, noms et adresses de membres de la famille, etc...

 

De telles informations sont quotidiennement utilisées par les syndics pour l'exécution de travaux et d'interventions diverses, dans l'intérêt commun.

 

E) particularités propres aux personnes fichées

Les personnes de confession israélite sont tenues à certaines restric­tions d'activité pendant le Sabbat. Ils ne peuvent par exemple utiliser les dispositifs électroniques de fermeture de l'immeuble.

 

Il est d'usage courant pour les employeurs de tenir compte, dans la mesure du possible, des exigences particulières du Ramadan en ce qui concerne les salariés de confession musulmane.

 

Le syndic doit, dans certains cas, tenir compte de la présence dans l'immeuble, de personnes handicapées. Si elles sont de petite taille, des dispositifs appropriés doivent être mis à leur disposition (boutons de commande d'ascenseur ou d'ouverture de porte). Le statut de la copro­priété comporte des dispositions spécifiques à cet égard.

 

L'enregistrement et la conservation de ces informations, dans l'intérêt des personnes concernées, sont licites.

 

Après avoir ainsi déterminé les différentes justifications de la collecte licite d'informations diverses, nous devons procéder à un examen sys­tématique des informations saisissables.

B.   immatriculation des titulaires de droit réel

La précision de l'immatriculation des titulaires de droits réels est in­dispensable. Toute erreur peut avoir des conséquences importantes et engager la responsabilité du syndic.

 

A) état des personnes

La saisie des renseignements d'état civil trouve son fondement dans les dispositions déjà énoncées du statut de la copropriété.

a) Naissance * Nom et Prenoms * Nationalité

Les renseignements d'état civil comportent en premier lieu la date et le lieu de naissance. L'indication du lieu doit être complète et comporter le département et s'il y a lieu le pays[13].

 

Les nom et prénoms doivent être enregistrés intégralement afin d'éviter tout risque d'homonymie. Il convient, en cas d'utilisation courante d'un pseudonyme, de faire ressortir la qualification juridique de cet usage. Le nom réel doit être connu du syndic.

 

La nationalité fait partie de l'état des personnes et doit être enregis­trée. Sa connaissance peut occasionnellement présenter un intérêt, no­tamment pour une recherche d'acte d'état civil. A la suite d'un décès sans manifestation d'héritiers, la présentation d'une requête aux fins d'ouverture de curatelle doit être précédée, s'il s'agit d'une personne étrangère, de la consultation des autorités diplomatiques.

b) Mariage * Régime matrimonial

Les renseignements relatifs au mariage et au régime matrimonial sont d'importance capitale.

 

Les premiers n'appellent aucune observation puisqu'ils entrent dans le cadre de l'état civil. Les informations com­portent la date et le lieu du mariage, ainsi que l'état civil de l'époux, même s'il n'est pas copro­priétaire.

 

La connaissance du régime matrimonial des titulaires est indispensable en premier lieu pour la détermination de celui des époux qui a vocation à assister à l'assemblée et à participer au vote[14]. Cette détermination est effectuée par application des dispositions de la Loi du 23 Décembre 1985.

 

S'il s'agit d'un régime de séparation de biens, les deux époux étant copropriétaires, la désignation d'un mandataire commun est nécessaire. Il sera seul convoqué et aura seul vocation à partici­per à l'assemblée, aux délibérations et aux votes.

 

Si l'un des époux séparés de biens est, seul, copropriétaire, il est convoqué et participe aux déli­bérations et votes.

 

 

En régime communautaire, le lot peut appartenir à l'un des époux parce qu'il s'agit d'un bien propre. Il est seul concerné par l'assemblée.

 

Si le lot est bien commun, chacun des deux époux a qualité pour administrer le bien commun et peut donc participer et voter. Ils doivent donc également désigner un mandataire commun.

 

Notons une particularité découlant de l'art 1421 al 2 C. Civ. : si l'un des époux exerce dans la lot une activité séparée, il a seul pouvoir d'accomplir les actes d'administration et de disposi­tion relatifs à cette activité. Cette particularité doit donc être portée à la connaissance du syndic.

 

 

Dans tous ces cas, les époux ont la faculté de se donner procuration pour assister à l'assemblée, ce qui évite toute difficulté. Si les deux époux peuvent participer à l'assemblée, le droit de vote ne peut être exercé que par l'un d'eux.

 

 

Les régles du service postal doivent également être ici prises en compte. A défaut de mandataire commun, toute correspondance, notam­ment recommandée, doit être adressée à Monsieur et Madame X.. si les deux époux sont copropriétaires. Un tel libellé impose des servitudes pratiques insurmontables dans de nombreux cas. Ce libellé ne peut transformé en Monsieur ou Madame X.  qu'avec l'accord exprès de cha­cun des époux. A défaut l'un d'entre eux pourra toujours prétendre n'avoir pas été convoqué.

 

 

Ces observations suffisent à justifier la nécessité pour le syndic de recueillir une information complète et détaillée afin d'assurer la ré­gularité et l'efficacité des décisions d'assemblées.

 

B) capacité des personnes

Le syndic doit être informé de toute incapacité juridique frappant un titulaire de droit réel.

 

Cette incapacité peut résulter de la minorité de l'intéressé. Il est alors représenté par ses parents, investis de l'administration légale pure et simple. Mais il peut être placé sous le régime de l'administration légale sous contrôle judiciaire ou sous celui de la tutelle. Toute mesure d'émancipation du mineur doit être notifiée. Le mineur émancipé jouit en effet de sa pleine capa­cité.

 

 

Les majeurs peuvent également être frappés d'incapacité. Ils sont alors placés, selon les cas :

 

sous sauvegarde de justice, conservant l'exercice de leurs droits

sous tutelle et sont représentés par un tuteur

sous curatelle. En ce cas ils prennent seuls les décisions d'administration mais doivent être assistés par un curateur pour les actes de disposition. Tel est le cas lorsque l'ordre du jour comporte la vente d'une partie commune.

 

C) domicile

Le domicile, élément de la personnalité juridique, est le lieu du princi­pal établissement. Il doit être distingué de la simple résidence.

a) Domicile réel

Le domicile réel du titulaire de droit doit être connu du syndic, même si une élection de domicile est faîte chez un gestionnaire locatif ou tout autre personne et pour quelque raison que ce soit.

 

Il doit être connu sous la forme d'une adresse effective et non par la simple indication d'une boîte postale ne permettant pas la délivrance parfaite de notifications[15].

 

Tout changement de domicile doit être porté à la connaissance du syn­dic. A défaut, les notifications faites à l'ancien domicile sont valables.

b) Domicile élu

Une élection de domicile sur le territoire français métropolitain est obligatoire lorsque le titulaire n'est pas domicilié sur le territoire fran­çais métropolitain. Le statut ne comporte malheureusement ni sanction ni moyen de remédier au refus ou à la négligence de l'intéressé.

 

L'élection de domicile peut aussi être volontaire. Il est fréquent que les co­propriétaires bailleurs fassent élection de domicile chez leurs ges­tionnaires qui sont alors destinataires de tout ce qui concerne la vie de la copropriété.

 

Dans tous les cas l'élection de domicile doit émaner du titulaire lui même qui doit préciser son domicile réel. L'élection de domicile ne sau­rait constituer un moyen de recéler le domicile réel.

 

Toute élection de domicile demeure valable et opposable au titulaire jusqu'à notification régulière d'une modification.

 

D) maintenance de l'immatriculation

Il ne suffit pas que le fichier soit établi. Encore faut-il que les modifi­cations diverses consécutives à des actes ou à des faits juri­diques soient systématiquement portées à la connaissance du syndic. Il s'agira de mariages, décès, changement divers de statut, etc...

 

Les professionnels divers doivent attirer l'attention de leurs clients sur cette nécessité, lorsqu'ils ne sont pas eux mêmes te­nus d'effectuer les notifications indispensables.

 

Le rôle du syndic dans la maintenance du fichier est purement passif. Il se borne à enregistrer les notifications qui lui sont faîtes. Toutefois la constatation d'une situation anormale et sa persistance doivent l'alerter et l'inciter à effectuer des recherches.

C.   informations etrangeres a l'immatriculation

A) informations relatives aux titulaires

Il s'agit d'informations qui peuvent présenter un intérêt pour la ges­tion courante mais qui n'entrent pas à proprement parler dans le cadre de l'immatriculation.

a) Activité professionnelle

Le titulaire n'est certainement pas tenu d'indiquer avec précision son activité professionnelle. Celle ci sera souvent connue incidemment. Elle l'est de fait lorsque l'activité professionnelle est exercée dans l'immeuble.

b) Télécommunications

Les numéros d'appel téléphonique peuvent sans nul doute être enre­gistrés lorsqu'ils figurent à l'annuaire. Ils peuvent l'être également lorsque, inscrits sur la liste rouge, ils sont communiqués volontaire­ment, pour les besoins de la gestion. Dans ce cas ils ne doivent pas être divulgués.

c) Informations bancaires et financières

Le syndic, à l'occasion des règlements de charges enregistre les ren­seignements nécessaires à l'établissement des remises de chèques. Des renseignements complémentaires, notamment les numéros de comptes peuvent ils être enregistrés et fichés ?

 

La conservation de ces informations peut présenter un intérêt pour une éventuelle procédure de recouvrement. Le principe de finalité s'oppose sans nul doute à toute autre utilisation et la divulgation, même la plus restreinte doit être absolument prohibée.

 

Le syndic peut également recevoir occasionnellement des informations sur la situation financière d'un titulaire. Tel est le cas lors de l'établissement de dossiers d'emprunt. Ces informations ne peuvent être insérées au fichier. Elles doivent, par contre, être conservées au dossier de l'intéressé.

d) Informations d'ordre religieux

Très exceptionnellement des informations de cette nature peuvent être portées à la connaissance du syndic.

 

Nous en avons indiqué plus haut les raisons pratiques.

e) Informations diverses d'ordre prive

Les informations que peut recueillir le syndic, consulté comme conseil par tel ou tel titulaire, doivent être conservées hors fichier. A défaut elles pourraient être transférées à un éventuel successeur contre la volonté de l'intéressé.

 

Il est réellement nécessaire, dans certains cas, de conserver certaines informations relatives au psychisme d'un occupant de l'immeuble. Les interventions du syndic dans le domaine psychiatrique ne sont pas rares et sont nécessitées aussi bien par la sécurité de l'immeuble et de ses occupants que par celle de l'intéressé. Elles peuvent être accompa­gnées de la saisine du Juge des Tutelles.

f) Personnes handicapees

Le syndicat est tenu, par la Loi elle même, au respect de certaines obligations envers les personnes handicapées, en dehors de celles nées de la simple sympathie. La présence de ces personnes dans l'immeuble, à des titres divers, doit être connue.

 

Le handicap doit au surplus être allégué pour bénéficier des disposi­tions spécifiques de l'article 25 i) relatives aux travaux destinés à fa­ciliter l'accessibilité de l'immeuble.

B) informations relatives aux ayants droit et tiers

Le syndic peut conserver au fichier les informations recueillies occa­sionnellement et qui peuvent présenter un intérêt pratique pour la gestion courante. Il s'agit des noms, prénoms, adresses, numéros d'appel téléphonique. Il en est ainsi a fortiori lorsque l'intérêt est commun au syndicat et aux personnes fichées et lorsque les renseigne­ments sont accessibles.

 

Les autres informations ne doivent pas être saisies.

V.        collecte des informations

La collecte des informations doit être effectuée loyalement, sans fraude et par des moyens licites.

 

Elle peut être directe, lorsque la personne concernée est interrogée par le syndic, ou indirecte.

 

Dans le premier cas, la loi impose à tout collecteur une obligation de ren­seignement dans la mesure ou les personnes interrogées doivent être informées sur l'objet et la destination de l'enquête et sur l'étendue de leurs droits et obligations.

 

Lorsque la collecte est indirecte, le collecteur est informé par des tiers ou par la consultation de sources accessibles. Il n'existe en ce cas au­cune obligation d'informer la personne fichée.

 

Certaines informations sont portées à la connaissance du syndic par des tiers qui sont tenus de le faire. Il s'agit pratiquement des avocats ou notaires intervenant dans une opération de mutation ou de démem­brement de la propriété d'un lot, ou du représentant légal d'une so­ciété d'attribution, tenu de faire connaître la liste des associés.

A.   collecte directe

La collecte directe est caractérisée par une obligation de renseignement pesant sur le syndic (collecteur) et par une obligation de réponse pe­sant sur la personne interrogée.

A) obligation de renseignement

Le syndic a l'obligation de fournir au destinataire de la demande cer­taines informations relatives

 

au caractère obligatoire ou facultatif des réponses à fournir et aux conséquences attachées à un éventuel refus de réponse

 

aux droits qui résultent pour lui de son immatriculation : droit d'accès, droit de communication, droit de contestation, droit à la confidentialité.

 

B) obligation de reponse

Nous avons défini plus haut les informations que le syndic doit impé­rativement détenir pour assurer l'exécution plénière de sa mission. Sur ces points, chaque titulaire de droit est tenu de répondre.

 

Le syndic, en cas de carence ou de refus explicite, a la faculté de re­cueillir par des voies indirectes les informations nécessaires. Il peut en cas de nécessité, faire délivrer une sommation interpellative à l'intéressé, et, le cas échéant, demander la délivrance des informations par les voies de droit. Les frais entraînés par ces prestations excep­tionnelles sont susceptibles d'être mis à la charge du copropriétaire réticent.

 

D'autres questions peuvent être posées sous réserve que soit précisé le caractère facultatif des réponses. Les réponses fournies peuvent être enregistrées.

B.   collecte indirecte

La collecte indirecte s'entend de celle des informations qui peuvent être recueillies par une recherche volontaire à des sources externes li­cites ou qui peuvent être portées à la connaissance du syndic à l'occasion des opérations de gestion.

A) informations accessibles

Certaines informations sont licitement accessibles au public. Toute per­sonne peut recueillir des informations, et souvent des attestations, au­près des services du Cadastre, de la Conservation des Hypothèques, du Registre du Commerce, etc... L'état civil complet d'un copropriétaire fi­gure sur le titre de propriété dont copie peut être obtenue à la Conservation des Hypothèques. Un extrait d'acte de nais­sance peut être obtenu.

 

De même les statuts d'une société peuvent être consultés, avec déli­vrance de copie, au Greffe du Tribunal de Commerce. On y trouvera les noms des associés s'il s'agit par exemple d'une S.A.R.L. Certaines bases de données peuvent être consultées par Minitel et notamment les adresses et numéros d'appel téléphonique peuvent être obtenus si l'abonné n'est pas sur liste rouge.

 

Les informations ainsi accessibles peuvent être licitement recueillies et enregistrées si l'enregistrement est conforme au principe de finalité.

B) informations incidentes

La liceité de l'enregistrement des informations parvenues incidemment à la connaissance pose des problèmes plus complexes.

 

Si ces informations figurent parmi celles qui doivent impérativement être portées à la connaissance du syndic, elles peuvent sans nul doute être enregistrées, sous réserve que leur exactitude soit avérée.

 

Lorsqu'elles ne figurent pas parmi celles faisant l'objet d'un droit de réponse obligatoire mais présentent néanmoins un intérêt évident pour le syndicat des copropriétaires, la solution est moins évidente. Tel est le cas lorsqu'il s'agit d'obtenir l'exécution d'un jugement de condamna­tion et que des précisions ont été recueillies sur les facultés finan­cières du copropriétaire débiteur. L'avis de la Commission est souhaité sur ce point.

C.   collecte imposee

Nous avons vu que l'article D 6 dispose que tout transfert de propriété d'un lot ou d'une fraction de lot, toute constitution sur ces derniers d'un droit d'usufruit, de nue propriété, d'usage ou d'habitation, tout transfert de l'un de ces droits est notifié, san délai, au syndic, soit par les parties, soit par le notaire qui établit l'acte, soit par l'avoué [avocat] qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, sui­vant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution.

 

Cette notification comporte la désignation du lot ou de la fraction de lot intéressé ainsi que l'indication des nom, prénoms, domicile réel ou élu de l'acquéreur ou du titulaire de droit et, le cas échéant, du man­dataire commun prévu à l'article L 23 al 2.

 

Le texte est incomplet. Les administrateurs légaux, tuteurs, curateurs et d'une manière géné­rale tous les tiers intervenant légalement dans la gestion des droits et biens d'un titulaire de droit doivent faire connaître au syndic les raisons de leur intervention. Ces informations doivent figurer au fichier.

 

La Cour de Cassation vient opportunément de rappeler le caractère im­pératif de l'obligation de renseignement dont bénéficie le syndicat des copropriétaires en lui déclarant inopposable le secret professionnel no­tarial[16]. Cette décision est d'autant plus importante qu'il ne s'agissait pas en l'espèce d'une information accessible. Le notaire était saisi d'un projet de vente et avait été interrogé à la suite de l'envoi de la de­mande préalable de renseignements. L'information était nécessaire pour permettre, outre la maintenance du fichier, l'exécution d'une décision judiciaire.

 

VI.       statut des données

Les informations recueillies bénéficient de la confidentialité. Suscep­tibles d'être recueillies par le collecteur, elles ne doivent pas être di­vulguées inconsidérément.

 

Le responsable du fichier et du traitement doit donc prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité physique des données et notamment éviter des copies intempestives de fichiers, la consultation par des tiers non autorisés ou la réalisation à son insu de traitements étrangers aux nécessités de la gestion syndicale.

 

Cette sécurité des données, dont le bénéfice va aux personnes fichées, doit être distinguée de la sécurité assurée, au profit de l'exploitant, par des sauvegardes régulières. Elles entrent, l'une et l'autre, dans le cadre d'une politique de sécurité informatique qui est l'un des soucis constants des utilisateurs professionnels.

 

 

Les informations licitement recueillies sont soumises à un statut spéci­fique précisé par la Loi.

A.   confidentialite

Les informations recueillies par le syndic doivent demeurer confiden­tielles. En matière de copropriété, cette confidentialité se heurte au droit de savoir dont bénéficient les autres membres de la collectivité et leurs représentants privilégiés que sont les membres du conseil syndi­cal.

A) principes généraux

La divulgation des informations détenues par le syndic est également soumise au principe de finalité. La mission du syndic est ici d'autant plus délicate que les droits des autres copropriétaires, membres ou non du conseil syndical, ne sont pas définis par la Loi.

a) Obligation générale de prudence

La prudence doit commander toute réaction du syndic en présence d'une demande d'information.

 

Il doit s'assurer en premier lieu de la qualité du demandeur et exclure en particulier toute réponse à des demandes téléphoniques lorsqu'il n'a pas la possibilité de vérifier l'identité du demandeur. Ces précautions doivent être prises également lorsque les informations sont de­mandées en vertu d'un droit légal de communication.

 

Il doit par ailleurs limiter la divulgation à certaines informations, et conserver une confidentialité absolue à d'autres.

b) Conseil syndical

Le conseil syndical, chargé du contrôle de la gestion du syndic, béné­ficie à ce titre, en vertu de l'article D 26 d'un droit de communication privilégié. Il peut prendre connaissance et copie des documents visés par l'article L 21 alinéa 3 : toutes pièces ou documents, correspon­dances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et d'une ma­nière générale à l'administration de la copropriété.

 

Le conseil a la faculté de se faire assister par des techniciens exté­rieurs pour l'accomplissement de sa mission. L'intervention de tiers complique encore la situation et l'appréciation de la confidentialité des informations recueillies.

 

Le droit de communication ainsi accordé au conseil syndical s'étend sans nul doute à certaines au moins des informations figurant au fi­chier, ne serait ce que la liste des copropriétaires et celle des débi­teurs.

 

Lorsque des délais de paiement, justifiés par une situation personnelle exposée au syndic, sont accordés amiablement à un copropriétaire, il n'est pas douteux que le syndic doit préciser, si l'exigence en est for­mulée, ces raisons au conseil. Il est souhaitable que la relation en soit limitée au seul président, confiance étant accordée sur ce point à ce dernier par les autres membres du conseil et a fortiori, le moment venu, par l'ensemble des copropriétaires.

 

De ces observations il résulte que les membres du conseil syndical sont eux mêmes tenus à une obligation identique de confidentialité. Il n'en est pas moins certain que le syndic est en droit de refuser certaines informations au conseil, par application du principe de finalité.

c) Bureau de l'assemblée

La bureau de l'assemblée a mission, entre autres, de vérifier la qualité des personnes convoquées et des personnes présentes à l'assemblée. Il peut exiger la production de toute information nécessaire à l'accomplissement de cette mission. En revanche le syndic peut refuser la communication d'informations totalement inutiles pour ce faire.

 

Les membres pourront donc être informés d'un divorce, du placement sous tutelle ou curatelle d'un copropriétaire, voire de l'incarcération d'un autre.

 

Une obligation de confidentialité leur est pareillement imposée mais les autres copropriétaires bénéficient d'un droit de contrôle de la composi­tion de l'assemblée qui peut exiger la divulgation d'une information sensible.

d) Exploitation commerciale des fichiers

L'exploitation commerciale du fichier d'un administrateur de biens doit être strictement prohibée.

 

L'expérience montre que cette interdiction élémentaire n'est pas tou­jours respectée. Les sanctions doivent être rigoureuses, même si la di­vulgation est limitée à des informations élémentaires.

B) liste officielle des copropriétaires

Les rares décisions de jurisprudence relatives à la communication d'informations détenues au fichier concernent les demandes de commu­nication de la liste officielle des copropriétaires.

 

On relève en particulier un arrêt de la Cour d'Appel de Versailles en date du 13 Juin 1988 [17] interdisant la communication de la liste au mo­tif qu'elle constituerait une atteinte à la vie privée. Cette décision est approuvée par M. LAFOND[18] qui se fonde sur l'exclusivité du droit de communication réservé au conseil syndical et sur le critère de légi­timité de la demande formulée. Il est vrai qu'en l'espèce la demande avait un parfum de tentative d'intimidation à l'encontre du syndic.

 

Le caractère collectif de l'institution et l'accessibilité des renseigne­ments demandés par le biais de la Conservation des Hypo­thèques nous paraissent justifier l'obligation pour le syndic de communiquer la liste des copropriétaires. On voit d'ailleurs mal comment il pourrait être re­fusé à un indivisaire le droit de connaître les autres indivisaires !

 

Dans la quasi totalité des cas, la demande de communication de la liste des copropriétaires a pour but de permettre l'envoi d'une circulaire critiquant la gestion du syndic.

C) feuille de présence

Des observations identiques peuvent être formulées en ce qui concerne la demande de communication d'une copie de feuille de présence. Celle ci est accessible au cours même de l'assemblée et on ne peut dénier à chaque copropriétaire le droit d'en contrôler la régularité.

 

C'est la position adoptée par la Cour d'Appel de Paris en relevant que la demande ne présentait aucun caractère abusif et était fondée sur l'intérêt à agir du copropriétaire demandeur[19]. Ici encore la demande, inutile­ment formulée en termes discourtois, comme le relève la Cour, s'insérait dans un environnement conflictuel. Bien que l'arrêt ait visé l'intérêt qu'avait la demanderesse à obtenir cette communication car elle sou­haitait contester la majorité recueillie par la résolution renouvelant le mandat du syndic, il est certain que c'est un droit général de commu­nication qui est reconnu, fondé sur l'absence de toute disposition édictant une irrecevabilité de la demande dans les textes du statut.

 

On remarque avec une certaine surprise qu'aucune allusion n'est faite, dans ces procédures, aux dispositions de la Loi Informatique et Liber­tés.

D) copropriétaires débiteurs de charges

La communication, en annexe à la convocation à l'assemblée qui doit examiner les comptes de l'exercice, de la liste des copropriétaires dé­biteurs à la date de clôture de l'exercice est elle licite ?

 

Nous répondons sans hésitation par l'affirmative.

 

En premier lieu, les rubriques de l'état des dettes et créances doivent être justifiées. L'indication du montant global des charges restant dues doit être accompagné du détail correspondant. A dé­faut il est incontrôlable.

 

En second lieu nous pensons que l'approbation des comptes im­plique la validation des soldes débiteurs individuels indiqués. Cette position est controversée[20] et ce n'est pas le lieu d'engager une discussion sur ce point. Nous nous bornerons à faire valoir que toute rectification d'un compte individuel a une incidence obligatoire sur l'ensemble des comptes. Or la jurisprudence affirme péremptoirement[21], suivie en cela par la doctrine, qu'après expira­tion du délai de contestation de la décision, les comptes approuvés ne peuvent être remis en question, une erreur serait elle même décelée. La contradiction entre les deux positions est évidente.

 

La diffusion de cette liste s'inscrit donc parfaitement dans le cadre du principe de finalité.

 

L'appartenance à une institution collective telle qu'un syndicat de copropriétaires impose la renonciation à certains privilèges individuels. La collectivité d'une part, les autres membres de cette collectivité d'autre part disposent de droits concurrents dont la légitimité relative ne peut être contestée.

B.   obligations du syndic

Le syndic est tenu d'assurer la sécurité des données, de déférer aux injonctions des personnes bénéficiant d'un droit de communication et de respecter un relatif secret professionnel.

A) sécurité des données

Peu importe que le syndic refuse aux uns et aux autres la communica­tion officielle des informations qu'il détient si tout un chacun peut dé­tourner, d'une manière quelconque ces informations, copier les fichiers ou simplement y accéder sans qualité.

 

La sécurité des données passe avant tout par la qualification et la dis­cipline du personnel des cabinets, qui doit être informé de leur confi­dentialité. Une organisation informatique appropriée est également né­cessaire et l'accès aux fichiers peut être hiérarchisé par un système de mots de passe. La sécurité des sauvegardes doit également être assu­rée. Enfin l'accès aux éditions sur papier doit être protégé.

B) obligations legales de communication

L'Administration fiscale et la Police Judiciaire disposent d'un droit de communication portant sur les informations détenues par le syndic. Par ailleurs chaque personne fichée dispose d'un droit d'accès que nous étudierons plus loin.

 

 

En vertu des articles L 81 à L 96 C du Livre des Procédures Fiscales, l'Administration fiscale bénéficie d'un droit de communication qui est exercé par les agents de la Direction Générale des Impôts, subsidiaire­ment par ceux de la Direction Générale des Douanes et droits indirects.

 

Le droit de communication peut être invoqué à l'encontre des syndics pris comme relevant des professions dont l'exercice autorise l'intervention dans des transactions, la prestation de service à carac­tère juridique, financier ou comptable ou la détention ou de fonds pour le compte de tiers (Article L 86 L.P.F)[22]. Le même article définit les do­cuments et informations qui peuvent faire l'objet du droit de communi­cation.

 

 

Le syndic peut être invité à fournir des renseignements ou documents aux autorités de police. Il n'y est véritablement tenu que sur présen­tation d'une commission rogatoire exécutée le plus généralement par un Officier de Police Judiciaire. Il arrive fréquemment que soient demandés officieusement des renseignements dans le cadre d'une enquête prélimi­naire. Toute communication de renseignements par téléphone doit être proscrite même par appel en réponse à un numéro d'appel dont l'exactitude a été vérifiée.

 

Dans tous les cas les cartes d'accréditation présentées doivent être vé­rifiées et l'identité du porteur relevée.

 

 

Toute personne fichée dispose d'un droit d'accès aux informations la concernant personnellement[23].

C) secret professionnel

Le syndic de copropriété n'est certainement pas tenu au secret profes­sionnel absolu. Mais il est invité à la plus grande discrétion quant aux informations qu'il est amené à recueillir pour les besoins de son acti­vité.

 

Toute divulgation non justifiée par les nécessités de la gestion ou la contrainte d'un droit de communication doit être considérée comme une faute et une atteinte à la vie privée de la personne concernée.

VII.      droits des personnes fichées

L'obligation de sécurité pesant sur les exploitants correspond à un droit de contrôle au profit des personnes fichées.

 

Toute personne physique justifiant de son identité bénéficie d'un droit d'accès et peut demander à l'exploitant d'un fichier si elle figure parmi les personnes fichées.

 

Les personnes effectivement fichées bénéficient d'un droit de communi­cation en vertu duquel elles peuvent recevoir copie, en langage clair, des informations les concernant figurant au fichier.

 

Enfin les personnes fichées disposent d'un droit de contestation qui porte non seulement sur les informations enregistrées mais également sur les traitements dont elles font l'objet.

 

L'exercice de ces droits fait l'objet, en cas de difficulté, d'un contrôle juridictionnel qui peut porter tout aussi bien sur l'usage abusif qui pourrait en être fait que sur les réticences des exploitants.

A.   droit d'accès et de communication

Le demandeur doit justifier de son identité. Sa demande ne peut porter que sur des fichiers comportant des indications nominatives. Il dispose, en cas de refus, d'un recours juridictionnel. L'utilisation du droit d'accès est rare dans notre domaine particulier.

 

Le droit d'accès comporte en corollaire, si le demandeur est effective­ment fiché, un droit de communication des informations figurant au fi­chier. La communication doit être faite en langage clair. En cas de re­fus de communication le demandeur peut saisir la C.N.I.L.

B.   droit de contestation

Après avoir obtenu la communication des informations figurant au fi­chier, le demandeur peut demander la rectification de certaines d'entre elles. Il doit bien entendu rapporter la preuve de leur inexactitude et la justification de l'exactitude des informations qu'il entend leur sub­stituer.

 

Il peut également demander la suppression de certaines informations soit parce qu'elles ont été recueillies d'une manière illicite, soit parce qu'elles ne présentent aucune utilité pour la gestion syndicale, et ce par application du principe de finalité.

 

Le droit de contestation est étendu à la contestation des traitements effectués à partir des fichiers. Nous nous bornons ici à l'indiquer, l'hypothèse étant rare chez les administrateurs de biens. Les traite­ments spécifiques sont, en général, réservés aux mauvais payeurs et trouvent leur justification dans l'obligation faite aux syndics d'assurer le recouvrement ponctuel des charges.

C.   droit a l'oubli

Le droit à l'oubli est une particularité originale du statut juridique des fichiers informatiques.

 

L'article 36 de la Loi Informatique et Libertés prescrit l'effacement des informations périmées ou dont la conservation est interdite. Ce droit à l'oubli[24] présente des difficultés d'application dans notre domaine. Il s'agit de déterminer le laps de temps pendant lequel l'insertion au fi­chier est impérative ou seulement utile.

A) durée de l'immatriculation

S'agissant des titulaires de droit l'immatriculation est justifiée par la qualité de titulaire. La durée de l'immatriculation court donc de la no­tification de l'acquisition de cette qualité jusqu'à la notification de sa perte. Mais celle ci ne permet pas l'effacement immédiat. En particulier l'établissement des comptes définitifs entre vendeur et acquéreur peut nécessiter un certain temps.

 

La qualité ancienne du titulaire demeure accessible par la consultation du fichier hypothécaire.

 

Le syndicat des copropriétaires peut conserver une action contre un ancien copropriétaire et il a donc intérêt à conserver des informations susceptibles d'être utilisées à cette occasion, seraient elles postérieures à la mutation du lot (par exemple une nouvelle adresse). Cet aspect de la conservation des informations est lié aux régles de prescription ap­plicable en notre domaine.

B) droit a l'oubli et prescription

En vertu de l'article L 43 les actions personnelles fondées sur le statut se prescrivent par dix années. Les autres actions se prescrivent par trente ans.

 

Un copropriétaire en place peut être déclaré responsable à l'égard du syndicat des actes commis par son auteur[25]. Il en est ainsi en particu­lier des empiètements sur les parties communes. Il aura la faculté de demander à être garanti par son vendeur des condamnations pronon­cées contre lui de ce chef.

 

Le syndicat des copropriétaires, lorsqu'il engage une procédure de re­couvrement des charges, peut arguer de la qualité de récidiviste du copropriétaire débiteur. Il est fondé à se prévaloir de condamnations antérieures.

 

Ces quelques observations suffisent à montrer que les effets du droit à l'oubli sont relativement limités en matière de gestion des immeubles en copropriété.

C) droits des non titulaires

Les ayants droit et les tiers figurant au fichier disposent des mêmes droits que les titulaires de droits. Dans la pratique, les informations saisies sont moins nombreuses et moins sensibles et on voit mal un fournisseur demander que son nom soit supprimé.

 

Il en est de même des salariés du syndicat. Les informations les concernant sont nombreuses et de natures très diverses. Le nombre d'enfants d'une gardienne est enregistré car il en est tenu compte pour la détermination de certains droits ou pour un abattement de taxe d'habitation. L'identité d'un éventuel concubin doit également être sai­sie, a fortiori s'il apporte une assistance dite de tierce personne en certaines occasions.

D.   cas des personnes morales

Les personnes morales, on l'a vu, de peuvent se prévaloir des disposi­tions de la Loi Informatique et Libertés. Il n'en est pas de même des personnes physiques qui pourraient apparaître sur les fiches les concernant, qu'il s'agisse des représentants légaux ou de correspon­dants habituels.

 

Ces personnes physiques disposent des droits que nous venons d'évoquer. Elles peuvent en particulier, lorsqu'elles n'ont plus de lien avec la personne morale fichée, bénéficier du droit à l'oubli.

 

Il est bien entendu qu'une personne morale peut demander la rectifica­tion d'une information lorsque celle ci apparait sur les documents adressés aux copropriétaires.

 

 

VIII.    conclusion

La Loi Informatique et Libertés a trouvé son fondement dans la néces­sité de sauvegarder la vie privée des citoyens contre les abus éven­tuels des grands collecteurs d'informations et notamment de l'Administration. L'expérience a démontré que l'exploitation de certains fichiers privés présente des dangers tout aussi grands.

 

Ce n'est a priori pas le cas des fichiers des administrateurs de biens. et les protestations parfois enregistrées à l'encontre des demandes d'information parfaitement légitimes formulées par les syndics sont ir­recevables, sauf abus manifeste.

 

On ne peut éviter de faire ici un rapprochement avec l'obligation qui est faite aux administrateurs de biens de vérifier la solvabilité des candidats locataires avant la conclusion d'un bail. Cette vérification exige la production de documents et d'informations personnelles dont la confidentialité est autrement plus sensible que celle des informations que nous avons examinées.

 

Il n'en est pas moins nécessaire de rappeler les dispositions légales et réglementaires applicables à ces fichiers et traitements.

 

On a pu constater, au cours de ce bref examen, l'existence de certaines difficultés d'application en ce qui concerne notamment la confidentialité des informations et l'attitude à adopter à l'égard des membres des conseils syndicaux. On peut légitimement attendre sur ces points parti­culiers, une concertation objective et fructueuse entre les différents intéressés avec le concours de la Commission Nationale Informatique et Libertés et celui de la Commission relative à la Copropriété.

 

Les réflexions des uns et des autres devront être guidées par le souci d'assurer un juste équilibre entre la sauvegarde des droits individuels des copropriétaires et celle des intérêts tout aussi légitimes de la collec­tivité à laquelle ils ont décidé d'appartenir.

 

 

 

 

 

 

 

Mise à jour

24/09/2012

 

 

 

 



[1]  21 Rue Saint Guillaume 75007 PARIS

[2]  Lamy Informatique n° 1970

[3]

[4]  Voir sur ce point Lafond et Stemmer Code de la Copropriété Annexe V° Boîtes aux lettres

[5]  Cass Civ 3  27/04/94 Conf. CA Paris 7 20/02/91 SCP 9 Rue H. Chevreau Loy Cop Juil 1994

[6]  Délibération 85-45 15/10/85 6e Rapport p 206

[7]  Voir Lamy Informatique n° 2036

[8]  Cass 03/11/87 JCP (E) 88 II 15308 Note Vivant et Lucas ; D 88 17 Note Maisl ; GP 88 I 234 Note Doucet

[9]  Notamment dans le domaine médical

[10]  Par exemple le système RAVEL de pré inscription en faculté

[11] Voir ci dessus 2.2 Dispositions essentielles ...

[12] Ce qui est peut être contestable sur le plan médical !

[13] Le pays d'origine ne correspond pas toujours avec la nationalité.

[14] Voir sur ce point Lafond La réforme des régime matrimoniaux et la pratique des admi­nistrateurs de biens In Administrer Juillet 1986

[15] Pour CA Paris 23  19/03/93  (4883) : la date de dépot en boite postale ne peut être assimilée à la date de première présentation ! La solution est contestable mais ne peut être négligée.

[16] Cass Civ 3 20/07/94 (5248) Loy Cop Dec 94

[17] Adm Mai 90 ; D 89 IR 213 Note LAMBERT RAMEY

[18] LAFOND Les documents et renseignements pouvant être réclamés au syndic de copropriété Administrer Nov 1988

[19] CA Paris 14  24/03/87  (230) Adm Oct 1987 Note GELINET

[20] En faveur de notre position : CA Versailles 1 30/01/92  (4541)  RDI 93 129  RL 92 464 ; Contra CA Paris 23 13/11/92  (4453)  Loy Cop Fev 93.

[21] Cass Civ 3  (4447)  Loy Cop Fev 93

[22] L'activité de syndic de copropriété est civile par nature

[23] Voir ci dessous Droits des personnes fichées.

[24] Voir sur ce point 4e Rapport de la CNIL

[25] Cass Civ 3  27/06/78 (3220) D 79 IR 125 Note GIVERDON ; Cass Civ 3  06/11/91 (3560) GP 92 PAN 02/02/92