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CONSEIL SYNDICAL Au
rang des missions importantes du conseil figure le contrôle des comptes de
l’exercice clos. Il doit être effectué aussi rapidement que possible après la
clôture effective et, bien sur, avant l’envoi de la convocation qui doit
comporter le rapport d’activité du conseil syndical. Du moins est-ce
souhaitable. La
mise en œuvre prochaine du nouveau régime comptable risque d’alourdir les
opérations de contrôle comptable. C’est
l’occasion d’attirer l’attention sur le fait que, dans la pratique, le
contrôle comptable s’accompagne fréquemment de vérifications certainement
utiles, mais qui lui sont étrangères. Il s’agit par exemple de la
vérification des contrats et de l’application des clauses d’indexation qu’ils
contiennent, de l’évolution des salaires, de l’examen des dossiers de
recouvrement de charges, etc. Il
s’agit là d’opérations de contrôle de gestion qui entrent bien dans la
compétence du conseil syndical. Elles alourdissent d’autant plus le contrôle
purement comptable qu’elles requièrent généralement l’intervention de
collaborateurs autres que le comptable. Il
paraît conforme à l’intérêt commun de suggérer de distinguer soigneusement
les deux opérations qui sont d’ailleurs distinctes par nature. Le contrôle de
gestion est une opération qui doit être effectuée périodiquement, mais en
cours d’exercice pour l’essentiel. Le contrôle comptable, au contraire, ne
peut être effectué qu’en fin d’exercice, ce qui n’interdit pas des contrôles
intermédiaires dans les syndicats importants. Le
syndic peut contribuer, dans son propre intérêt, à l’allègement souhaité en
tenant à jour quelques documents permanents facilitant l’information
spontanée du conseil syndical. Ils peuvent être examinés et commentés au
cours des réunions du conseil syndical tenues en cours d’exercice avec sa
participation. Il
est alors possible de maintenir le contrôle des comptes dans son cadre
naturel. Les
documents indispensables pour ce contrôle sont : le
grand livre du syndicat et la balance générale les
pièces justificatives des dépenses de l’exercice les
relevés bancaires le
relevé général des charges et produits de l’exercice (projet établi par le
syndic) Le
contrôle se limite trop souvent à la vérification des factures et à
l’exactitude de leur enregistrement comptable (montant et mode de
répartition). Notons que le vérificateur peut à cette occasion relever
différentes indications (durée de certaines interventions et éléments de
leurs coûts par exemple). Mais il ne s’agit pas là de données comptables et
il est inopportun de vouloir les examiner dans ce cadre. Mieux vaut consacrer
plus de temps à la comptabilité elle-même. Il
est en effet indispensable qu’après avoir pointé les factures, le
vérificateur examine les différents comptes du grand livre, qui seront
désormais organisés conformément aux dispositions du plan comptable des
syndicats de copropriétaires. Les
comptes des avances font apparaître l’avance de trésorerie (fonds de
roulement), les avances au titre de provisions sur travaux futurs, le cas
échéant des subventions au syndicat. Il
convient en particulier de vérifier les comptes de fournisseurs. Ceux si
sont-ils ponctuellement payés ? Pourquoi le compte du fournisseur X
présente-t-il un solde créditeur anormal (le syndicat lui doit une certaine
somme) ? Pourquoi des factures de février sont-elles enregistrées au
crédit des fournisseurs fin mars ou courant avril ? Les
comptes de copropriétaires permettent de vérifier le paiement ponctuel des
provisions et au contraire de constater le retard de tel ou tel. Il y aura
lieu de vérifier les diligences du syndic. Les
comptes d’attente requièrent une attention toute particulière. Ils peuvent
révéler qu’un dossier est en panne mais il faut aussi savoir que certains
comptes sont voués à une relative pérennité (vendeurs créditeurs injoignables
par exemple). Même
observation pour les comptes de créditeurs et débiteurs divers qui peuvent
receler des écritures oubliées. Les
comptes financiers doivent être contrôlés : conformité du solde indiqué
avec l’état de rapprochement, cohérence des dates de débit des chèques avec
les dates de paiement figurant dans le grand-livre. Les
comptes de charges présentent moins d’intérêt dès lors que la vérification en
a déjà été effectuée. Toutefois elle n’a pas porté sur les comptes de travaux
non achevés à la clôture de l’exercice. Il n’est donc pas mauvais d’y jeter
un coup d’œil. Les
comptes de produits sont également intéressants lorsque le syndicat perçoit
des produits périodiques tels que les loyers d’une partie commune. Il
convient de vérifier que les produits engagés en fonction de leur date
d’exigibilité ont bien été perçus. On
conçoit facilement que ces vérifications exigent un soin particulier. Il est
donc souhaitable de conserver le temps nécessaire. Le conseil syndical peut
en tirer des enseignements importants. |
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