CONSEIL SYNDICAL
du contrôle des comptes au contrôle de gestion

 

 

Au rang des missions importantes du conseil figure le contrôle des comptes de l’exercice clos. Il doit être effectué aussi rapidement que possible après la clôture effective et, bien sur, avant l’envoi de la convocation qui doit comporter le rapport d’activité du conseil syndical. Du moins est-ce souhaitable.

La mise en œuvre prochaine du nouveau régime comptable risque d’alourdir les opérations de contrôle comptable.

C’est l’occasion d’attirer l’attention sur le fait que, dans la pratique, le contrôle comptable s’accompagne fréquemment de vérifications certainement utiles, mais qui lui sont étrangères. Il s’agit par exemple de la vérification des contrats et de l’application des clauses d’indexation qu’ils contiennent, de l’évolution des salaires, de l’examen des dossiers de recouvrement de charges, etc.

Il s’agit là d’opérations de contrôle de gestion qui entrent bien dans la compétence du conseil syndical. Elles alourdissent d’autant plus le contrôle purement comptable qu’elles requièrent généralement l’intervention de collaborateurs autres que le comptable.

 

Il paraît conforme à l’intérêt commun de suggérer de distinguer soigneusement les deux opérations qui sont d’ailleurs distinctes par nature. Le contrôle de gestion est une opération qui doit être effectuée périodiquement, mais en cours d’exercice pour l’essentiel. Le contrôle comptable, au contraire, ne peut être effectué qu’en fin d’exercice, ce qui n’interdit pas des contrôles intermédiaires dans les syndicats importants.

Le syndic peut contribuer, dans son propre intérêt, à l’allègement souhaité en tenant à jour quelques documents permanents facilitant l’information spontanée du conseil syndical. Ils peuvent être examinés et commentés au cours des réunions du conseil syndical tenues en cours d’exercice avec sa participation.

 

Il est alors possible de maintenir le contrôle des comptes dans son cadre naturel.

 

Les documents indispensables pour ce contrôle sont :

le grand livre du syndicat et la balance générale

les pièces justificatives des dépenses de l’exercice

les relevés bancaires

le relevé général des charges et produits de l’exercice (projet établi par le syndic)

 

Le contrôle se limite trop souvent à la vérification des factures et à l’exactitude de leur enregistrement comptable (montant et mode de répartition). Notons que le vérificateur peut à cette occasion relever différentes indications (durée de certaines interventions et éléments de leurs coûts par exemple). Mais il ne s’agit pas là de données comptables et il est inopportun de vouloir les examiner dans ce cadre. Mieux vaut consacrer plus de temps à la comptabilité elle-même.

Il est en effet indispensable qu’après avoir pointé les factures, le vérificateur examine les différents comptes du grand livre, qui seront désormais organisés conformément aux dispositions du plan comptable des syndicats de copropriétaires.

 

Les comptes des avances font apparaître l’avance de trésorerie (fonds de roulement), les avances au titre de provisions sur travaux futurs, le cas échéant des subventions au syndicat.

Il convient en particulier de vérifier les comptes de fournisseurs. Ceux si sont-ils ponctuellement payés ? Pourquoi le compte du fournisseur X présente-t-il un solde créditeur anormal (le syndicat lui doit une certaine somme) ? Pourquoi des factures de février sont-elles enregistrées au crédit des fournisseurs fin mars ou courant avril ?

Les comptes de copropriétaires permettent de vérifier le paiement ponctuel des provisions et au contraire de constater le retard de tel ou tel. Il y aura lieu de vérifier les diligences du syndic.

Les comptes d’attente requièrent une attention toute particulière. Ils peuvent révéler qu’un dossier est en panne mais il faut aussi savoir que certains comptes sont voués à une relative pérennité (vendeurs créditeurs injoignables par exemple).

Même observation pour les comptes de créditeurs et débiteurs divers qui peuvent receler des écritures oubliées.

Les comptes financiers doivent être contrôlés : conformité du solde indiqué avec l’état de rapprochement, cohérence des dates de débit des chèques avec les dates de paiement figurant dans le grand-livre.

Les comptes de charges présentent moins d’intérêt dès lors que la vérification en a déjà été effectuée. Toutefois elle n’a pas porté sur les comptes de travaux non achevés à la clôture de l’exercice. Il n’est donc pas mauvais d’y jeter un coup d’œil.

Les comptes de produits sont également intéressants lorsque le syndicat perçoit des produits périodiques tels que les loyers d’une partie commune. Il convient de vérifier que les produits engagés en fonction de leur date d’exigibilité ont bien été perçus.

 

On conçoit facilement que ces vérifications exigent un soin particulier. Il est donc souhaitable de conserver le temps nécessaire. Le conseil syndical peut en tirer des enseignements importants.

 

 

 

 

 

 

Mise à jour

20/03/2006