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Arrêté du 19 mars 2010 modifiant l’arrêté du 2 décembre 1986 relatif aux mesures de publicité des prix applicables dans certains secteurs professionnels Voir nos commentaires à la suite de l’arrêté A. Le critère de classement des opérations du
syndic B. exemple pratique : le contrôle prévu
par l’article 29-1-a C. Observations sur les dispositions de
l’annexe Le secrétaire d’Etat
chargé du commerce, de l’artisanat, des petites et moyennes entreprises, du
tourisme, des services et de la consommation, Vu le code de
commerce, notamment son livre IV ; Vu le code de la
consommation, notamment ses articles L. 113-3 et R. 114-1 ; Vu l’arrêté du 2
décembre 1986 relatif aux mesures de publicité des prix applicables dans
certains secteurs professionnels ; Vu l’avis du Conseil
national de la consommation relatif à « l’amélioration de la transparence
tarifaire des prestations des syndics de copropriété » en date du 27
septembre 2007 ; Le Conseil national
de la consommation consulté le 10 mars 2010, Arrête : Article 1 Les dispositions
relatives aux syndics de copropriété figurant à l’annexe 2 de l’arrêté du 2
décembre 1986 susvisé sont complétées par les dispositions suivantes : « Les opérations
effectuées par les administrateurs d’immeuble ou syndics de copropriété qui
figurent dans le tableau annexe relèvent de la gestion courante. Cette annexe
énumère la liste minimale des prestations incluses dans le forfait annuel.
Toute prestation particulière doit figurer explicitement en tant que telle
dans le contrat de syndic. Le contenu des prestations particulières doit être
défini avec précision dans les rubriques correspondantes figurant dans le
contrat de syndic. » Article 2 Le présent arrêté
entre en vigueur le 1er juillet 2010. Sont concernés tous les nouveaux
contrats signés à compter de cette date. Article 3 La directrice
générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des
fraudes est chargée de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au
Journal officiel de la République française. LISTE MINIMALE DES PRESTATIONS DE GESTION COURANTE Prestations invariables I. - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE I-1. Élaboration et
envoi de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des
projets de résolutions (*). I-2. Réunion du
conseil syndical précédant l’assemblée générale. ― Objet de la réunion. I-2.1. Établissement
de l’ordre du jour. I-2.2. Présence du
syndic ou de son représentant [il convient de préciser expressément la durée
contractuelle prévue comme incluse dans le forfait ainsi que les jours et les
plages horaires convenus]. I-3. Mise à
disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et
justificatives dans les conditions prévues à l’article 18-1 de la loi du 10
juillet 1965. I-4. Tenue de
l’assemblée générale. I-4.1. Établissement
de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs. I-4.2. Tenue du
registre des procès-verbaux. I-4.3. Procès-verbal
: rédaction du procès-verbal lorsque le syndic est élu secrétaire. I-4.4. Envoi et
notification du procès-verbal (*). I-4.5. Affichage dans
les parties communes de la copropriété d’un procès-verbal abrégé mentionnant
les résolutions relatives à l’entretien de la copropriété et aux travaux. I-4.6. Présence du
syndic ou de son représentant [il convient de préciser expressément la durée
contractuelle prévue comme incluse dans le forfait ainsi que les jours et les
plages horaires convenus]. II. ― COMPTABILITÉ GÉNÉRALE DE LA COPROPRIÉTÉ II-1. Établissement
du compte de gestion générale et des annexes du syndicat des copropriétaires. II-1.1. Présentation
des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur. II-1.2. Établissement
du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical. II-2. Compte
copropriétaires. II-2.1. Établissement
et mise à jour de la liste des copropriétaires. II-2.2. Tenue des
comptes des copropriétaires. II-2.3. Appel des
provisions sur budget prévisionnel (*). II-2.4. Imputations
des consommations individuelles de fluide ou d’énergie lorsque les compteurs
sont déjà installés lors de la désignation du syndic. II-3. Compte
fournisseurs. ― Factures. II-3.1. Vérification
et paiement des factures. II-4. Remise au
syndic successeur de l’état financier, de la totalité des fonds, de l’état
des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat. II-5. Compte bancaire
séparé ou, le cas échéant, compte du cabinet en cas de dispense (possibilité
de prix différencié selon le choix de la copropriété). III. - ADMINISTRATION ET GESTION DE LA COPROPRIÉTÉ EN CONFORMITÉ AVEC LE RÈGLEMENT DE COPROPRIÉTÉ III-1. Archives du
syndicat. III-1.1. Détention : Détention,
conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de
l’immeuble [il convient de préciser expressément leur nature, leur volume et
leur ancienneté], notamment les plans, le règlement de copropriété, l’état de
répartition des charges, l’état de division, les procès-verbaux des
assemblées générales, les contrats de travail des préposés du syndicat, les
contrats d’assurance de l’immeuble et documents nécessaires pour leur mise en
œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les
délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d’entretien et de
maintenance des équipements communs, ainsi que toute pièce administrative
datant de moins de deux ans. III-1.2. Transmission
des archives au syndic successeur. III-1.3. Élaboration
et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives
transmises au syndic successeur. III-2. Conseil
syndical. ― Obligations administratives. III-2.1. Mise à
disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou
documents se rapportant à la gestion du syndicat (*). III-2.2. Recueil des
avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire. III-3. Entretien et
maintenance. III-3.1. Visite de la
copropriété dans les conditions définies au contrat (nombre et modalités à
préciser). III-3.2. Négociation,
passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à
l’échéance dans le cadre du budget prévisionnel. III-3.3. Gestion de
tous les diagnostics/dossiers obligatoires. III-3.4. Carnet
d’entretien : établissement et mise à jour pour les informations mentionnées
aux articles 3 et 4 du décret n° 2001-477 du 30 mai 2001. III-3.5. En vue de la
consultation en assemblée générale, appel d’offres, étude des devis et mise
en concurrence résultant de la demande d’une pluralité de devis ou de
l’établissement d’un devis descriptif soumis à l’évaluation de plusieurs
entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de
maintenance définis à l’article 45 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967. III-3.6. Gestion des
travaux d’entretien et de maintenance. IV. - ASSURANCESIV-1. Souscription
des polices d’assurance au nom du syndicat et avec l’accord préalable du
syndicat. IV-2. Déclaration des
sinistres concernant : ― les parties
communes ; ― les parties
privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes. IV-3. Règlement des
indemnités aux bénéficiaires. V. ― GESTION DU PERSONNELV-1. Recherche et
entretien préalable (les coûts de la publication des annonces ne sont pas
compris) (**). V-2. Établissement du
contrat de travail et, le cas échéant, de ses avenants (**). V-3. Paiement du
salaire et de toute indemnité, prime... due au salarié (**). V-4. Tenue du livre
des salaires et édition des bulletins de paie (**). V-5. Déclarations et
paiement aux organismes fiscaux et sociaux (**). V-6. Attestations et
déclarations obligatoires (**). V-7. Gestion des
remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité (**). V-8. Mise en place du
DUERSST et mise à jour (**). V-9. Gestion de la
formation du personnel du syndicat (**). V-I. Divers. V-I.1. Calcul des
intérêts légaux au profit du syndicat. (*) Prestations hors
frais de tirages, d’affranchissements et d’acheminements. (**) Prestations
effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des
copropriétaires. Fait à Paris, le 19
mars 2010. Hervé Novelli La publication de l’arrêté du 19 mars 2010 ne mettra pas
un terme aux controverses relatives à la détermination de la rémunération du
syndic professionnel. Elles restent fondées sur une affirmation inexacte :
l’inexistence d’un critère de distinction entre les prestations relevant de
la gestion courante et les prestations spéciales ou exceptionnelles. Il est seulement vrai, - et regrettable -, que les
membres du Conseil
national de la consommation et les Magistrats grenoblois ignoraient son existence. Il suffit
pourtant de remonter au temps de la taxation administrative des honoraires
(1960 à 1980) et de consulter les arrêtés préfectoraux de l’époque. On y
trouve le rappel du critère de distinction appliqué. M. le
secrétaire d’Etat chargé du commerce, de l’artisanat, des petites et moyennes
entreprises, du tourisme, des services et de la consommation, l’ignorait sans
doute aussi, qui n’a pas cru devoir préciser en tête de son arrêté les
principes en vertu desquels la liste avait été établie. A. Le critère de classement des opérations du syndic On lit dans le jugement rendu le 2 novembre 2009 par le
TGI de Grenoble : « Que néanmoins, aucun texte législatif ou réglementaire ne
détermine ce qui relève de
la gestion courante et des prestations particulières, ainsi laissé à la libre appréciation des parties sous le contrôle des cours et
tribunaux, sous réserve de l'avis dépourvu de valeur
contraignante du Conseil National de la Consommation relatif à l'amélioration de la transparence tarifaire des prestations des
syndics de copropriété (NORECEC0767160 V) du 27 septembre 2007 qui établit
une liste des prestations de gestion courante issue du groupe .de travail du CNC ou encore du projet
d'arrêté émanant de la DGCRF transmis en mars 2006 à la
FNAIM » Le Tribunal a donc relevé à tort le silence des textes
sur ce point. Mais son affirmation ne vise que les textes postérieurs à 1980.
Il a eu le souci d’exprimer la règle en vertu de laquelle il allait trier les
clauses litigieuses en clauses licites, illicites, abusives ou illégales. Il a finalement présenté un critère inexact. Les arrêtés préfectoraux antérieurs à l’accord de
régulation du 18 janvier 1982
exprimaient comme suit le critère de distinction : « Doivent être considérées comme entrant dans le cadre d’une
administration normale les opérations effectuées par le syndic de copropriété
se renouvelant régulièrement pour la gestion courante des parties
communes mais non des parties privatives. ». Dans ce texte, la notion d’administration normale se
confond avec la notion plus récente de gestion courante. Le Tribunal de Grenoble a jugé que « la notion de « gestion courante » correspond à l'ensemble des actes accomplis par le syndic à l'occasion
d'un fonctionnement « a minima » (prestations certaines) de
la copropriété ou présentant un caractère suffisamment prévisible pour
faire l'objet d'une tarification forfaitaire (prestations prévisibles) ». Le critère du fonctionnement a
minima est impropre et assorti d’une connotation réductrice. Impropre ?
Parce que l’expression latine a minima
est une contraction de a poena minima dans
laquelle « a » a le
sens de « contre ». De nos jours encore, insatisfait d’une
condamnation pénale trop clémente, le procureur peut faire appel « a
minima » (contre une peine modeste). C’est le seul emploi
possible de l’expression qui ne signifie pas « minimal ». Connotation réductrice ? Parce qu’il est peu judicieux de prévoir une rémunération en fonction d’une prestation minimale, a fortiori pour un mandataire social qui doit être fortement investi dans sa fonction, et effectuer toutes les prestations nécessaires à la sauvegarde des intérêts de la personne morale qu’il représente et administre. Le critère prépondérant du classement des opérations
imposées au syndic dans la catégorie « gestion courante » est celui
de la récurrence (« se renouvelant régulièrement »),
clairement exprimé par les arrêtés antérieurs à 1980. Le syndic candidat pour un nouveau mandat doit recueillir toutes les informations nécessaires à la détermination de l’importance de ses tâches futures. Si l’immeuble comporte des compteurs d’eau, il ne peut ignorer qu’il devra périodiquement (récurrence) exploiter les relevés des compteurs pour effectuer la répartition des charges de consommation d’eau. Il doit donc prendre en considération le coût de ces opérations récurrentes qui constituera l’un de des postes de son prix de revient global. La prévisibilité est une
condition accessoire de la récurrence. Elle se présente sous des
aspects divers : prévisibilité de l’opération elle-même ou
prévisibilité du nombre des occurrences. L’inscription d’une
copropriété dans le périmètre d’une association syndicale libre impose au
syndic des prestations récurrentes entrant dans la gestion courante. Si
l’existence de cette particularité n’a pas été signalée au candidat syndic,
on ne peut lui reprocher une imprévision fautive s’il n’a pas inclus les
coûts inhérents dans le calcul de ses honoraires. Le recouvrement de charges
impayées comme le traitement d’une vente de lot sont des opérations
prévisibles. Mais le nombre de ces opérations au
cours d’un exercice déterminé est imprévisible. Le syndic ne peut donc
prévoir les coûts réels de ces opérations et il serait injuste, soit pour le
syndic, soit pour le syndicat, d’inclure un forfait à ce titre dans les
honoraires de gestion courante. Le caractère prévisible d’une opération ne peut donc, à
lui seul, justifier son classement dans la gestion courante. Une opération prévisible mais
non récurrente ne peut pas relever de la gestion courante. Le départ à la retraite d’une
concierge d’un certain âge est prévisible. Mais le syndic ne peut prévoir la
date exacte de ce départ. Pourquoi prévoir un poste de coût à ce titre dans
l’exercice 2010 si elle ne doit finalement partir qu’en 2012 ? Ce départ
est donc imprévisible au sens de notre étude. Pourquoi le syndic
insérerait-il chaque année une rubrique de coût potentiel dans son forfait de
gestion courante alors que l’occurrence ne se présentera qu’une seule
fois ? Il suffit d’admettre à ce moment la possibilité d’une
rémunération spéciale. Le syndicat y trouera son compte. Le syndic aussi. Les prestations de gestion courantes doivent dont
présenter les caractères conjoints de la récurrence et de
la prévisibilité Dès lors que le syndic est tenu aux prestations énumérées
par l’article 18 de la loi et à celles imposées par d’autres dispositions de
cette loi, le critère de la récurrence suffit à déterminer les
prestations courantes. La périodicité des tâches à prendre ici en
considération ne peut excéder une année ou un exercice. L’organisation des
opérations d’entretien lourd (ravalement par exemple) n’est pas une tâche
courante.
En revanche une opération d’entretien importante imposée chaque année
et nécessitant une implication significative du syndic doit être incluse dans
les tâches courantes. La périodicité des tâches courantes n’est pas fixée
seulement par les dispositions du statut de la copropriété. Sur le plan
technique, elle dépend de la nature de l’immeuble et de sa destination, de
son environnement juridique (appartenance à une union de syndicats ou à une association
syndicale de propriétaires par exemple) et des exigences liées à la
maintenance de certaines parties communes ou éléments d’équipement.
L’alevinage annuel d’un étang comme le curage des fossés sont des tâches
récurrentes ! Enfin la prévisibilité des tâches peut s’entendre aussi bien des tâches certaines parce qu’imposées que des tâches éventuelles parce que nécessaires. On ne peut considérer comme imprévisibles certains incidents techniques qui apparaissent couramment dans la vie d’un immeuble. Une fuite de canalisation est un incident courant. Un incendie important est un événement exceptionnel. Cette observation ne vaut pas pour des prestations individualisées comme le recouvrement des charges ou l‘établissement de l’état daté à l’occasion de la vente d’un lot. On peut donc exprimer ainsi le critère : « Doivent
être considérées comme entrant dans la catégorie des opérations courantes les
tâches imposées ou nécessaires, récurrentes et prévisibles, effectuées par le
syndic de copropriété pour l’administration du syndicat et la gestion des
parties et services communs » B. exemple pratique : le contrôle prévu par l’article 29-1-a Un cas pratique : le contrôle de suffisance de la
trésorerie en fin d’exercice prévu par l’article 29-1-A nouveau de la loi du
10 juillet 1965 (issu de la loi du 25 mars 2009) peut-il donner lieu à une
rémunération spécifique ? L’article 29-1-A nouveau dispose : « Lorsqu’à la clôture des comptes les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles en vertu des articles 14-1 et 14-2, le syndic en informe le conseil syndical et saisit sur requête le président du tribunal de grande instance d’une demande de désignation d’un mandataire ad hoc. » Par ailleurs l’article 27 du décret n° 2010-391 modifiant le décret du 17 mars 1967 crée notamment un article 61-2 ainsi conçu : « Ne sont pas considérées comme impayées, pour l’application du premier alinéa de l’article 29-1A de la loi du 10 juillet 1965, les sommes devenues exigibles dans le mois précédant la date de clôture de l’exercice. » Les syndics sont en mesure de distinguer assez rapidement
les syndicats qui présentent une trésorerie manifestement saine. Dans cette
mesure la tâche entre dans le cadre de la gestion courante. Pour d’autres syndicats, les syndics doivent effectuer
des vérifications plus approfondies et, de fait, établir un document chiffré
permettant d’apprécier la nécessité ou non de mettre en œuvre le dispositif
prévu par l’article 29-1-A. Réserve faite de la première année d’application
du texte, cette prestation nouvelle pourra à notre avis entrer dans la
catégorie des prestations exceptionnelles. Le seul établissement de l’état comptable exige des prestations significatives. Il ne peut résulter d’une simple lecture des comptes. Il faut extraire les soldes de fin d’exercice avant répartition des produits et dépenses, déduire s’il y a lieu les reprises de soldes individuels en début d’exercice et les provisions devenues exigibles dans le mois précédant la date de clôture de l’exercice. Si le seuil de 25 % est atteint, le syndic doit ensuite informer le conseil syndical et mettre en œuvre la procédure de prévention. L’obligation de contrôle en fin d’exercice sera récurrente. Mais le déclenchement du dispositif ne le sera pas. Heureusement les syndicats sont minoritaires à tomber sous le coup d’une insuffisance de trésorerie aussi importante. De même la nécessité de ce déclenchement sera imprévisible.
Tel syndicat habituellement doté d’une trésorerie confortable peut se trouver
en difficulté en fin d’un exercice. La prestation sera donc significative dans sa
consistance, ni récurrente, ni prévisible. Les conditions requises pour le
classement dans les prestations exceptionnelles. C. Observations sur les dispositions de l’annexe L’article 1 de l’arrêté exprime deux règles
importantes : - Toute prestation
particulière doit figurer explicitement en tant que telle dans le contrat de
syndic. Ainsi la possibilité ouverte aux membres du conseil syndical, voire à
tous les copropriétaires, d’accéder par la voie électronique aux comptes du
syndicat ne peut faire l’objet d’une rémunération spéciale si cette
prestation ne figure pas dans le tableau dédié du contrat ou du barème du
syndic. - Le contenu des
prestations particulières doit être défini avec précision dans les rubriques
correspondantes figurant dans le contrat de syndic On peut citer comme exemple
la rémunération du syndic à l’occasion de chantiers importants. Elle est par
exemple au taux de 2 % ht du coût ht des travaux réalisés avec intervention d’un maître d’œuvre professionnel.
Elle est au taux de 3,5 % en l’absence d’un maître d’œuvre. Il convient de
préciser les prestations couvertes par la différence de 1,5%. Il est vrai que désormais, ce
type de rémunération ne doit plus figurer dans le contrat. Elle doit être
débattue en cours d’assemblée. Mais la réforme, précisément, s’avère nuisible
pour le syndicat. Les copropriétaires n’auront pas la connaissance préalable
des prestations spéciales justifiant cette différence. Dans l’annexe, les prestations suivantes figurent dans
les prestations courantes : I-3. Mise à disposition de tous les
copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les
conditions prévues à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965. Une difficulté est que le syndic ignore le nombre de
copropriétaires qui désireront exercer ce droit de contrôle. Dès lors
l’importance de la prestation, dont le coût peut-être significatif, est
imprévisible. Nous signalons cette difficulté au passage car, dans ce cas,
c’est l’ensemble du dispositif qui pose des problèmes pratiques. Ce qui
n’interdit pas d’en apprécier l’intérêt. I-4.6. Présence du syndic ou de son
représentant [il convient de préciser expressément la durée contractuelle
prévue comme incluse dans le forfait ainsi que les jours et les plages
horaires convenus]. Il s’agit ici de la présence du syndic ou de son
représentant aux assemblées. Le dispositif proposé est assez judicieux. Il consiste à
mentionner dans le contrat ou le barème des plages horaires (heures ouvrables
ou non) prévues pour les assemblées générales. Le syndic sait qu’il doit par
exemple trois heures non ouvrables dont le coût doit être couvert par les
honoraires de gestion courante. Il peut donc tenir compte de cette
clause dans le calcul de sa
rémunération. Curieusement l’ARC s’insurge : « I. 4.6 : rien
ne change. Il n’est prévu aucun forfait dans les honoraires de base, comme
par exemple 3-4 heures pour la tenue de l’assemblée annuelle hors heures
ouvrables. » Cette critique
relève, nous semble-t-il, d’une mauvaise lecture du texte. Si la clause prévoit
une plage horaire de 18 à 23 heures et un forfait de 3 heures en
« gestion courante », le syndicat n’a rien à payer si l’assemblée
se termine à 21 heures. Pour ce qui est de la comptabilité,
l’arrêté aurait pu énoncer en premier les opérations de tenue globale de la
comptabilité du syndicat et les caractéristiques traditionnelles de cet
ensemble cohérent de tâches diverses. II-1.2. Établissement du budget prévisionnel, en
collaboration avec le conseil syndical. L’article 18 de la loi dispose que le syndic établit le
budget prévisionnel. Le secrétaire d’État n’a pas le pouvoir d’ajouter
« en collaboration avec le syndic ». Cette collaboration est
hautement souhaitable. C’est une autre affaire. L’ajout est illégal. II-2.1. Établissement et mise à jour de la liste
des copropriétaires. On ne voit pas ce que l’établissement de la liste des
copropriétaires vient faire dans la comptabilité. De plus, l’établissement de
la liste des copropriétaires est réalisé à la naissance de la copropriété. Il
ne s’agit plus ensuite que de la mise à jour. La mise à jour n’est pas une prestation prévisible. Elle
est liée à des évènements totalement extérieurs à la copropriété :
transfert de la propriété d’un lot, décès d’un copropriétaire, placement d’un
copropriétaire sous protection de justice (curatelle par exemple), etc… C’est une prestation d’importance modeste mais qui peut
engager lourdement la responsabilité du syndic en cas d’erreur. Le coût
devrait toujours être individualisé. C’est le cas à l’occasion d’un transfert
de propriété du lot car l’honoraire de mutation doit couvrir l’intégralité
des opérations qu’il génère, y compris la mise à jour de la liste. II-3. Compte fournisseurs. ― Factures. Ici une grave erreur !!! Compte est au
singulier ! L’obligation d’ouvrir autant de sous-comptes que de
fournisseurs n’est prévue dans aucun texte. Ce singulier justifie les
pratiques regrettables de certains syndics. Il convient donc d’imposer sa
ventilation par une clause spécifique du contrat ou du barème. A défaut, le
compte fournisseurs est illisible et inexploitable. II-4. Remise au syndic successeur de l’état
financier, de la totalité des fonds, de l’état des comptes des
copropriétaires et des comptes du syndicat. On perçoit ici les inconvénients d’une liste prétendument
exhaustive ! Le nouveau régime comptable présente l’avantage de rendre
le syndicat propriétaire de sa comptabilité.
Cet avantage n’est pleinement abouti que lorsque la gestion financière est
assurée par compte bancaire séparé ouvert au nom du syndicat conformément au
principe exprimé par l’article 18 de la loi de 1965. Le syndic sortant doit donc remettre à son successeur l’intégralité des livres, pièces et documents
comptables constituant les archives comptables des dix dernières années
(durée de la prescription propre au régime de la copropriété). L’arrêté
limite gravement les obligations du sortant. Il faut ajouter que cette rubrique relève en fait de
III-1 et III-1-2. III-1-1 Détention [des archives du
syndicat] Ici, M. le Secrétaire d’État a pris la liberté de définir
ce qu’il faut entendre par archives du syndicat. Il n’en avait certainement
pas le pouvoir. Cela est d’autant plus grave que la rédaction du texte
est calamiteuse : « archives
utiles dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble »,
« l’état de répartition des charges », « l’état de
division », « les procès-verbaux des assemblées générales »,
« les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les
délais de contestation ne sont pas révolus », « toute pièce
administrative datant de moins de deux ans » !!! Il n’y avait pas lieu d’établir une telle liste dans un texte « relatif aux mesures de publicité des prix applicables dans certains secteurs professionnels ». Quitte à fauter, il fallait fauter bien et s’en tenir aux indications figurant dans la Recommandation n° 20 de la Commission relative à la copropriété. Il convenait de s’en tenir à la distinction traditionnelle entre les archives vivantes, que le syndic doit avoir à disposition immédiate, et les archives dormantes, auxquelles il peut avoir accès à bref délai. La notion d’archives « utiles » est inappropriée. Toutes les archives sont utiles. Du point de vue pratique, la
gestion des archives entre dans la catégorie des opérations de gestion courante,
qu’il s’agisse des archives
« vivantes » ou des archives « dormantes ». Le volume des archives d’un
ensemble immobilier important peut conduire à la nécessité d’une
externalisation de la conservation des archives dormantes. Le contrat doit
alors être souscrit au nom du syndicat, afin d’éviter des difficultés en cas
de changement de syndic. Le coût est passé dans les charges d’administration
du syndicat. Le syndic doit alors exclure cette rubrique de coût dans le
calcul de ses honoraires forfaitaires. III-3-5 En vue de la consultation en assemblée générale, appel d’offres, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d’une pluralité de devis ou de l’établissement d’un devis descriptif soumis à l’évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l’article 45 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967. On ne sait très bien de quoi traite cette rubrique. L’ARC parle d’une « nouveauté de l’arrêté » et précise ensuite : « l’ajout est important, car des syndics avaient imaginé de faire payer en plus des demandes de devis lorsque ceux-ci concerneraient des travaux qui n’étaient pas - au final - votés par l’assemblée générale. » Nous ne sommes pas mieux éclairés. En premier lieu l’arrêté indique « En vue de la consultation en assemblée générale ». Qu’est-ce qu’une consultation de ce genre ? En second lieu, la portée du texte est limitée aux « travaux de maintenance définis à l’article
45 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 ». Il s’agit donc de travaux
d’entretien courant, y compris les menues réparations. On est alors surpris de trouver mention d’appel d’offres et d’établissement de devis descriptif, alors de plus qu’un syndic n’a pas vocation à établir un devis descriptif. Un tel document ne peut émaner que d’un entrepreneur. On se bornera donc à admettre que la demande de plusieurs devis pour des travaux d’entretien courant entre dans le domaine de la gestion courante. V-I.1. Calcul des intérêts légaux au profit du
syndicat. On retrouve ici une rubrique aussi esseulée que
pittoresque. Dans les cas significatifs, le calcul des intérêts
s’impose à l’occasion d’un recouvrement judiciaire de provisions et charges
impayées. Lorsqu’une décision judiciaire a été suivie de l’exécution forcée,
c’est l’huissier qui calcule les intérêts. Lorsque le paiement est effectué volontairement entre les
mains du syndic, il peut y avoir lieu à établissement d’un compte d’intérêts. Dans ces différents cas, le coût de l’opération est couvert
par les honoraires spéciaux de contentieux
perçus par le syndic. Frais de tirages de photocopies L’arrêté mentionne pour plusieurs rubriques que les coûts des prestations sont couverts par les honoraires de gestion courante prestations hors frais de tirages, d’affranchissements et d’acheminements. Dans son commentaire de l’arrêté, l’ARC indique : « Attention aux frais de tirage. Il est anormal qu’un syndic puisse facturer 0,20 € voire 0,40 la photocopie. Nous suggérons donc la clause suivante: « Les tirages des convocations et procès-verbaux d’assemblées générales seront facturés au prix coûtant (sous-traitance ou frais coûtant du cabinet). Les photocopies effectuées dans le cadre de la gestion courante sont intégrées au forfait de base » Il est exact que certains coûts figurant dans les
contrats de syndic à ce titre sont excessifs. Mais il est aussi exact que les copropriétaires sont mal
renseignés sur les « prix coûtants » et que d’ailleurs les règles
de la libre concurrence interdisent en principe la publication d’indications
à cet égard, au moins quand elles émanent d’organisations professionnelles. On se réfère alors à des prix publics qui ne constituent
pas forcément une référence exacte, surtout quand il s’agit d’un
« self-service ». D’autre part l’admission du remboursement par le syndicat
d’une facture de sous-traitance est ici surprenante. Rappelons, dans le même esprit, que des coûts de
vacations d’un gestionnaire sont parfois contestés alors que les informations
manquent sur le coût exact d’une heure de travail d’un gestionnaire. Une
observation identique peut être faite à propos de certaines prestations comme
l’établissement d’un état daté ou la préparation d’un dossier de
recouvrement, tâches qui doivent être effectuées par des préposés qualifiés. |
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