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Arrêté du 19 mars 2010 modifiant l’arrêté du 2 décembre 1986 relatif aux mesures de publicité des prix applicables dans certains secteurs professionnels

Voir nos commentaires à la suite de l’arrêté

 

 

 

I.        Arrêté du 19 mars 2010

II.       Annexe

III.      Commentaires :

A.       Le critère de classement des opérations du syndic

B.       exemple pratique : le contrôle prévu par l’article 29-1-a

C.       Observations sur les dispositions de l’annexe

 

 

I.               Arrêté du 19 mars 2010

 

Le secrétaire d’Etat chargé du commerce, de l’artisanat, des petites et moyennes entreprises, du tourisme, des services et de la consommation,

Vu le code de commerce, notamment son livre IV ;

Vu le code de la consommation, notamment ses articles L. 113-3 et R. 114-1 ;

Vu l’arrêté du 2 décembre 1986 relatif aux mesures de publicité des prix applicables dans certains secteurs professionnels ;

Vu l’avis du Conseil national de la consommation relatif à « l’amélioration de la transparence tarifaire des prestations des syndics de copropriété » en date du 27 septembre 2007 ;

Le Conseil national de la consommation consulté le 10 mars 2010,

Arrête :

 

Article 1

 

Les dispositions relatives aux syndics de copropriété figurant à l’annexe 2 de l’arrêté du 2 décembre 1986 susvisé sont complétées par les dispositions suivantes :

« Les opérations effectuées par les administrateurs d’immeuble ou syndics de copropriété qui figurent dans le tableau annexe relèvent de la gestion courante. Cette annexe énumère la liste minimale des prestations incluses dans le forfait annuel. Toute prestation particulière doit figurer explicitement en tant que telle dans le contrat de syndic. Le contenu des prestations particulières doit être défini avec précision dans les rubriques correspondantes figurant dans le contrat de syndic. »

 

Article 2

 

Le présent arrêté entre en vigueur le 1er juillet 2010. Sont concernés tous les nouveaux contrats signés à compter de cette date.

 

Article 3

 

La directrice générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes est chargée de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

 

II.             Annexe

 

LISTE MINIMALE DES PRESTATIONS DE GESTION COURANTE

 

Prestations invariables

 

I. - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

 

I-1. Élaboration et envoi de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions (*).

 

I-2. Réunion du conseil syndical précédant l’assemblée générale. ― Objet de la réunion.

I-2.1. Établissement de l’ordre du jour.

I-2.2. Présence du syndic ou de son représentant [il convient de préciser expressément la durée contractuelle prévue comme incluse dans le forfait ainsi que les jours et les plages horaires convenus].

 

I-3. Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.

 

I-4. Tenue de l’assemblée générale.

I-4.1. Établissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs.

I-4.2. Tenue du registre des procès-verbaux.

I-4.3. Procès-verbal : rédaction du procès-verbal lorsque le syndic est élu secrétaire.

I-4.4. Envoi et notification du procès-verbal (*).

I-4.5. Affichage dans les parties communes de la copropriété d’un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l’entretien de la copropriété et aux travaux.

I-4.6. Présence du syndic ou de son représentant [il convient de préciser expressément la durée contractuelle prévue comme incluse dans le forfait ainsi que les jours et les plages horaires convenus].

 

II. ― COMPTABILITÉ GÉNÉRALE DE LA COPROPRIÉTÉ

 

II-1. Établissement du compte de gestion générale et des annexes du syndicat des copropriétaires.

II-1.1. Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur.

II-1.2. Établissement du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical.

 

II-2. Compte copropriétaires.

II-2.1. Établissement et mise à jour de la liste des copropriétaires.

II-2.2. Tenue des comptes des copropriétaires.

II-2.3. Appel des provisions sur budget prévisionnel (*).

II-2.4. Imputations des consommations individuelles de fluide ou d’énergie lorsque les compteurs sont déjà installés lors de la désignation du syndic.

 

II-3. Compte fournisseurs. ― Factures.

II-3.1. Vérification et paiement des factures.

 

II-4. Remise au syndic successeur de l’état financier, de la totalité des fonds, de l’état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat.

 

II-5. Compte bancaire séparé ou, le cas échéant, compte du cabinet en cas de dispense (possibilité de prix différencié selon le choix de la copropriété).

 

III. - ADMINISTRATION ET GESTION DE LA COPROPRIÉTÉ EN CONFORMITÉ AVEC LE RÈGLEMENT DE COPROPRIÉTÉ

 

III-1. Archives du syndicat.

III-1.1. Détention :

Détention, conservation des archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble [il convient de préciser expressément leur nature, leur volume et leur ancienneté], notamment les plans, le règlement de copropriété, l’état de répartition des charges, l’état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les contrats de travail des préposés du syndicat, les contrats d’assurance de l’immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que toute pièce administrative datant de moins de deux ans.

III-1.2. Transmission des archives au syndic successeur.

III-1.3. Élaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur.

 

III-2. Conseil syndical. ― Obligations administratives.

III-2.1. Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat (*).

III-2.2. Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire.

 

III-3. Entretien et maintenance.

III-3.1. Visite de la copropriété dans les conditions définies au contrat (nombre et modalités à préciser).

III-3.2. Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l’échéance dans le cadre du budget prévisionnel.

III-3.3. Gestion de tous les diagnostics/dossiers obligatoires.

III-3.4. Carnet d’entretien : établissement et mise à jour pour les informations mentionnées aux articles 3 et 4 du décret n° 2001-477 du 30 mai 2001.

III-3.5. En vue de la consultation en assemblée générale, appel d’offres, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d’une pluralité de devis ou de l’établissement d’un devis descriptif soumis à l’évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l’article 45 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.

III-3.6. Gestion des travaux d’entretien et de maintenance.

 

IV. - ASSURANCES

IV-1. Souscription des polices d’assurance au nom du syndicat et avec l’accord préalable du syndicat.

 

IV-2. Déclaration des sinistres concernant :

― les parties communes ;

― les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes.

 

IV-3. Règlement des indemnités aux bénéficiaires.

 

V. ― GESTION DU PERSONNEL

V-1. Recherche et entretien préalable (les coûts de la publication des annonces ne sont pas compris) (**).

V-2. Établissement du contrat de travail et, le cas échéant, de ses avenants (**).

V-3. Paiement du salaire et de toute indemnité, prime... due au salarié (**).

V-4. Tenue du livre des salaires et édition des bulletins de paie (**).

V-5. Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux (**).

V-6. Attestations et déclarations obligatoires (**).

V-7. Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité (**).

V-8. Mise en place du DUERSST et mise à jour (**).

V-9. Gestion de la formation du personnel du syndicat (**).

 

V-I. Divers.

V-I.1. Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat.

 

(*) Prestations hors frais de tirages, d’affranchissements et d’acheminements.

(**) Prestations effectuées de façon habituelle si présence de personnel du syndicat des copropriétaires.

 

Fait à Paris, le 19 mars 2010.

Hervé Novelli

 

 

 

III.           Commentaires :

 

La publication de l’arrêté du 19 mars 2010 ne mettra pas un terme aux controverses relatives à la détermination de la rémunération du syndic professionnel.

Elles restent fondées sur une affirmation inexacte : l’inexistence d’un critère de distinction entre les prestations relevant de la gestion courante et les prestations spéciales ou exceptionnelles.

Il est seulement vrai, - et regrettable -, que les membres du Conseil national de la consommation et les Magistrats grenoblois  ignoraient son existence. Il suffit pourtant de remonter au temps de la taxation administrative des honoraires (1960 à 1980) et de consulter les arrêtés préfectoraux de l’époque. On y trouve le rappel du critère de distinction appliqué.

M. le secrétaire d’Etat chargé du commerce, de l’artisanat, des petites et moyennes entreprises, du tourisme, des services et de la consommation, l’ignorait sans doute aussi, qui n’a pas cru devoir préciser en tête de son arrêté les principes en vertu desquels la liste avait été établie.

 

A.      Le critère de classement des opérations du syndic

 

On lit dans le jugement rendu le 2 novembre 2009 par le TGI de Grenoble :

« Que néanmoins, aucun texte législatif ou réglementaire ne détermine ce qui relève de la gestion courante et des prestations particulières, ainsi laissé à la libre appréciation des parties sous le contrôle des cours et tribunaux, sous réserve de l'avis dépourvu de valeur contraignante du Conseil National de la Consommation relatif à l'amélioration de la transparence tarifaire des prestations des syndics de copropriété (NORECEC0767160 V) du 27 septembre 2007 qui établit une liste des prestations de gestion courante issue du groupe .de travail du CNC ou encore du projet d'arrêté émanant de la DGCRF transmis en mars 2006 à la FNAIM »

 

Le Tribunal a donc relevé à tort le silence des textes sur ce point. Mais son affirmation ne vise que les textes postérieurs à 1980. Il a eu le souci d’exprimer la règle en vertu de laquelle il allait trier les clauses litigieuses en clauses licites, illicites, abusives ou illégales.

Il a finalement présenté un critère inexact.

 

Les arrêtés préfectoraux antérieurs à l’accord de régulation du 18 janvier 1982  exprimaient comme suit le critère de distinction : « Doivent être considérées comme entrant dans le cadre d’une administration normale les opérations effectuées par le syndic de copropriété se renouvelant régulièrement pour la gestion courante des parties communes mais non des parties privatives. ».

Dans ce texte, la notion d’administration normale se confond avec la notion plus récente de gestion courante.

 

Le Tribunal de Grenoble a jugé que « la notion de  « gestion courante » correspond à l'ensemble des actes accomplis par le syndic à l'occasion d'un fonctionnement « a minima » (prestations certaines) de la copropriété ou présentant un caractère suffisamment prévisible pour faire l'objet d'une tarification forfaitaire (prestations prévisibles) ».

 

Le critère du fonctionnement a minima est impropre et assorti d’une connotation réductrice.

Impropre ? Parce que l’expression latine a minima est une contraction de a poena minima dans laquelle « a » a le sens de « contre ». De nos jours encore, insatisfait d’une condamnation pénale trop clémente, le procureur peut faire appel « a minima » (contre une peine modeste). C’est le seul emploi possible de l’expression qui ne signifie pas « minimal ».

Connotation réductrice ? Parce qu’il est peu judicieux de prévoir une rémunération en fonction d’une prestation minimale, a fortiori pour un mandataire social qui doit être fortement investi dans sa fonction, et effectuer toutes les prestations nécessaires à la sauvegarde des intérêts de la personne morale qu’il représente et administre.

 

Le critère prépondérant du classement des opérations imposées au syndic dans la catégorie « gestion courante » est celui de la récurrence (« se renouvelant régulièrement »), clairement exprimé par les arrêtés antérieurs à 1980.

Le syndic candidat pour un nouveau mandat doit recueillir toutes les informations nécessaires à la détermination de l’importance de ses tâches futures. Si l’immeuble comporte des compteurs d’eau, il ne peut ignorer qu’il devra périodiquement (récurrence) exploiter les relevés des compteurs pour effectuer la répartition des charges de consommation d’eau. Il doit donc prendre en considération le coût de ces opérations récurrentes qui constituera l’un de des postes de son prix de revient global.

La prévisibilité est une condition accessoire de la récurrence. Elle se présente sous des aspects divers : prévisibilité de l’opération elle-même ou prévisibilité du nombre des occurrences.

L’inscription d’une copropriété dans le périmètre d’une association syndicale libre impose au syndic des prestations récurrentes entrant dans la gestion courante. Si l’existence de cette particularité n’a pas été signalée au candidat syndic, on ne peut lui reprocher une imprévision fautive s’il n’a pas inclus les coûts inhérents dans le calcul de ses honoraires.

Le recouvrement de charges impayées comme le traitement d’une vente de lot sont des opérations prévisibles. Mais le nombre de ces opérations au cours d’un exercice déterminé est imprévisible. Le syndic ne peut donc prévoir les coûts réels de ces opérations et il serait injuste, soit pour le syndic, soit pour le syndicat, d’inclure un forfait à ce titre dans les honoraires de gestion courante.

 

Le caractère prévisible d’une opération ne peut donc, à lui seul, justifier son classement dans la gestion courante.

Une opération prévisible mais non récurrente ne peut pas relever de la gestion courante.

Le départ à la retraite d’une concierge d’un certain âge est prévisible. Mais le syndic ne peut prévoir la date exacte de ce départ. Pourquoi prévoir un poste de coût à ce titre dans l’exercice 2010 si elle ne doit finalement partir qu’en 2012 ? Ce départ est donc imprévisible au sens de notre étude. Pourquoi le syndic insérerait-il chaque année une rubrique de coût potentiel dans son forfait de gestion courante alors que l’occurrence ne se présentera qu’une seule fois ? Il suffit d’admettre à ce moment la possibilité d’une rémunération spéciale. Le syndicat y trouera son compte. Le syndic aussi.

 

 

Les prestations de gestion courantes doivent dont présenter les caractères conjoints de la récurrence et de la prévisibilité

Dès lors que le syndic est tenu aux prestations énumérées par l’article 18 de la loi et à celles imposées par d’autres dispositions de cette loi, le critère de la récurrence suffit à déterminer les prestations courantes. La périodicité des tâches à prendre ici en considération ne peut excéder une année ou un exercice. L’organisation des opérations d’entretien lourd (ravalement par exemple) n’est pas une tâche courante. En revanche une opération d’entretien importante imposée chaque année et nécessitant une implication significative du syndic doit être incluse dans les tâches courantes.

La périodicité des tâches courantes n’est pas fixée seulement par les dispositions du statut de la copropriété. Sur le plan technique, elle dépend de la nature de l’immeuble et de sa destination, de son environnement juridique (appartenance à une union de syndicats ou à une association syndicale de propriétaires par exemple) et des exigences liées à la maintenance de certaines parties communes ou éléments d’équipement. L’alevinage annuel d’un étang comme le curage des fossés sont des tâches récurrentes !

 

Enfin la prévisibilité des tâches peut s’entendre aussi bien des tâches certaines parce qu’imposées que des tâches éventuelles parce que nécessaires. On ne peut considérer comme imprévisibles certains incidents techniques qui apparaissent couramment dans la vie d’un immeuble. Une fuite de canalisation est un incident courant. Un incendie important est un événement exceptionnel. Cette observation ne vaut pas pour des prestations individualisées  comme le recouvrement des charges ou l‘établissement de l’état daté à l’occasion de la vente d’un lot.

 

On peut donc exprimer ainsi le critère :

« Doivent être considérées comme entrant dans la catégorie des opérations courantes les tâches imposées ou nécessaires, récurrentes et prévisibles, effectuées par le syndic de copropriété pour l’administration du syndicat et la gestion des parties et services communs »

 

B.     exemple pratique : le contrôle prévu par l’article 29-1-a

 

Un cas pratique : le contrôle de suffisance de la trésorerie en fin d’exercice prévu par l’article 29-1-A nouveau de la loi du 10 juillet 1965 (issu de la loi du 25 mars 2009) peut-il donner lieu à une rémunération spécifique ?

L’article 29-1-A nouveau dispose : « Lorsqu’à la clôture des comptes les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles en vertu des articles 14-1 et 14-2, le syndic en informe le conseil syndical et saisit sur requête le président du tribunal de grande instance d’une demande de désignation d’un mandataire ad hoc. »

Par ailleurs l’article 27 du décret n° 2010-391 modifiant le décret du 17 mars 1967  crée notamment un article 61-2 ainsi conçu : « Ne sont pas considérées comme impayées, pour l’application du premier alinéa de l’article 29-1A de la loi du 10 juillet 1965, les sommes devenues exigibles dans le mois précédant la date de clôture de l’exercice. »

Les syndics sont en mesure de distinguer assez rapidement les syndicats qui présentent une trésorerie manifestement saine. Dans cette mesure la tâche entre dans le cadre de la gestion courante.

Pour d’autres syndicats, les syndics doivent effectuer des vérifications plus approfondies et, de fait, établir un document chiffré permettant d’apprécier la nécessité ou non de mettre en œuvre le dispositif prévu par l’article 29-1-A. Réserve faite de la première année d’application du texte, cette prestation nouvelle pourra à notre avis entrer dans la catégorie des prestations exceptionnelles.

Le seul établissement de l’état comptable exige des prestations significatives. Il ne peut résulter d’une simple lecture des comptes. Il faut extraire les soldes de fin d’exercice avant répartition des produits et dépenses, déduire s’il y a lieu les reprises de soldes individuels en début d’exercice et les provisions devenues exigibles dans le mois précédant la date de clôture de l’exercice.

Si le seuil de 25 % est atteint, le syndic doit ensuite informer le conseil syndical et mettre en œuvre la procédure de prévention.

L’obligation de contrôle en fin d’exercice sera récurrente. Mais le déclenchement du dispositif ne le sera pas. Heureusement les syndicats sont minoritaires à tomber sous le coup d’une insuffisance de trésorerie aussi importante.

De même la nécessité de ce déclenchement sera imprévisible. Tel syndicat habituellement doté d’une trésorerie confortable peut se trouver en difficulté en fin d’un exercice.

La prestation sera donc significative dans sa consistance, ni récurrente, ni prévisible. Les conditions requises pour le classement dans les prestations exceptionnelles.

 

C.     Observations sur les dispositions de l’annexe

 

L’article 1 de l’arrêté exprime deux règles importantes :

- Toute prestation particulière doit figurer explicitement en tant que telle dans le contrat de syndic.

Ainsi la possibilité ouverte aux membres du conseil syndical, voire à tous les copropriétaires, d’accéder par la voie électronique aux comptes du syndicat ne peut faire l’objet d’une rémunération spéciale si cette prestation ne figure pas dans le tableau dédié du contrat ou du barème du syndic.

- Le contenu des prestations particulières doit être défini avec précision dans les rubriques correspondantes figurant dans le contrat de syndic

On peut citer comme exemple la rémunération du syndic à l’occasion de chantiers importants. Elle est par exemple au taux de 2 % ht du coût ht des travaux  réalisés avec intervention d’un maître d’œuvre professionnel. Elle est au taux de 3,5 % en l’absence d’un maître d’œuvre. Il convient de préciser les prestations couvertes par la différence de 1,5%.

Il est vrai que désormais, ce type de rémunération ne doit plus figurer dans le contrat. Elle doit être débattue en cours d’assemblée. Mais la réforme, précisément, s’avère nuisible pour le syndicat. Les copropriétaires n’auront pas la connaissance préalable des prestations spéciales justifiant cette différence.

 

Dans l’annexe, les prestations suivantes figurent dans les prestations courantes :

I-3. Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Une difficulté est que le syndic ignore le nombre de copropriétaires qui désireront exercer ce droit de contrôle. Dès lors l’importance de la prestation, dont le coût peut-être significatif, est imprévisible. Nous signalons cette difficulté au passage car, dans ce cas, c’est l’ensemble du dispositif qui pose des problèmes pratiques. Ce qui n’interdit pas d’en apprécier l’intérêt.

 

I-4.6. Présence du syndic ou de son représentant [il convient de préciser expressément la durée contractuelle prévue comme incluse dans le forfait ainsi que les jours et les plages horaires convenus].

Il s’agit ici de la présence du syndic ou de son représentant aux assemblées.

Le dispositif proposé est assez judicieux. Il consiste à mentionner dans le contrat ou le barème des plages horaires (heures ouvrables ou non) prévues pour les assemblées générales. Le syndic sait qu’il doit par exemple trois heures non ouvrables dont le coût doit être couvert par les honoraires de gestion courante. Il peut donc tenir compte de cette clause  dans le calcul de sa rémunération.

Curieusement l’ARC s’insurge : « I. 4.6 : rien ne change. Il n’est prévu aucun forfait dans les honoraires de base, comme par exemple 3-4 heures pour la tenue de l’assemblée annuelle hors heures ouvrables. »  Cette critique relève, nous semble-t-il, d’une mauvaise lecture du texte. Si la clause prévoit une plage horaire de 18 à 23 heures et un forfait de 3 heures en « gestion courante », le syndicat n’a rien à payer si l’assemblée se termine à 21 heures.

 

Pour ce qui est de la comptabilité, l’arrêté aurait pu énoncer en premier les opérations de tenue globale de la comptabilité du syndicat et les caractéristiques traditionnelles de cet ensemble cohérent de tâches diverses.

 

II-1.2. Établissement du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical.

L’article 18 de la loi dispose que le syndic établit le budget prévisionnel. Le secrétaire d’État n’a pas le pouvoir d’ajouter « en collaboration avec le syndic ». Cette collaboration est hautement souhaitable. C’est une autre affaire. L’ajout est illégal.

 

II-2.1. Établissement et mise à jour de la liste des copropriétaires.

On ne voit pas ce que l’établissement de la liste des copropriétaires vient faire dans la comptabilité. De plus, l’établissement de la liste des copropriétaires est réalisé à la naissance de la copropriété. Il ne s’agit plus ensuite que de la mise à jour.

La mise à jour n’est pas une prestation prévisible. Elle est liée à des évènements totalement extérieurs à la copropriété : transfert de la propriété d’un lot, décès d’un copropriétaire, placement d’un copropriétaire sous protection de justice (curatelle par exemple), etc…

C’est une prestation d’importance modeste mais qui peut engager lourdement la responsabilité du syndic en cas d’erreur. Le coût devrait toujours être individualisé. C’est le cas à l’occasion d’un transfert de propriété du lot car l’honoraire de mutation doit couvrir l’intégralité des opérations qu’il génère, y compris la mise à jour de la liste.

 

II-3. Compte fournisseurs. ― Factures.

Ici une grave erreur !!! Compte est au singulier !

L’obligation d’ouvrir autant de sous-comptes que de fournisseurs n’est prévue dans aucun texte. Ce singulier justifie les pratiques regrettables de certains syndics. Il convient donc d’imposer sa ventilation par une clause spécifique du contrat ou du barème. A défaut, le compte fournisseurs est illisible et inexploitable.

 

II-4. Remise au syndic successeur de l’état financier, de la totalité des fonds, de l’état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat.

On perçoit ici les inconvénients d’une liste prétendument exhaustive !

Le nouveau régime comptable présente l’avantage de rendre le syndicat propriétaire de sa comptabilité. Cet avantage n’est pleinement abouti que lorsque la gestion financière est assurée par compte bancaire séparé ouvert au nom du syndicat conformément au principe exprimé par l’article 18 de la loi de 1965.

Le syndic sortant doit donc remettre à son successeur l’intégralité des livres, pièces et documents comptables constituant les archives comptables des dix dernières années (durée de la prescription propre au régime de la copropriété). L’arrêté limite gravement les obligations du sortant.

Il faut ajouter que cette rubrique relève en fait de III-1 et III-1-2.

 

III-1-1 Détention [des archives du syndicat]

Ici, M. le Secrétaire d’État a pris la liberté de définir ce qu’il faut entendre par archives du syndicat. Il n’en avait certainement pas le pouvoir.

Cela est d’autant plus grave que la rédaction du texte est calamiteuse : « archives utiles dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble », « l’état de répartition des charges », « l’état de division », « les procès-verbaux des assemblées générales », « les documents et décisions de justice relatifs à l’immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus », « toute pièce administrative datant de moins de deux ans » !!!

Il n’y avait pas lieu d’établir une telle liste dans un texte « relatif aux mesures de publicité des prix applicables dans certains secteurs professionnels ».

Quitte à fauter, il fallait fauter bien et s’en tenir aux indications figurant dans la Recommandation n° 20 de la Commission relative à la copropriété. Il convenait de s’en tenir à la distinction traditionnelle entre les archives vivantes, que le syndic doit avoir à disposition immédiate, et les archives dormantes, auxquelles il peut avoir accès à bref délai.

La notion d’archives « utiles » est inappropriée. Toutes les archives sont utiles.

Du point de vue pratique, la gestion des archives entre dans la catégorie des opérations de gestion courante, qu’il s’agisse des archives  « vivantes » ou des archives  « dormantes ».

Le volume des archives d’un ensemble immobilier important peut conduire à la nécessité d’une externalisation de la conservation des archives dormantes. Le contrat doit alors être souscrit au nom du syndicat, afin d’éviter des difficultés en cas de changement de syndic. Le coût est passé dans les charges d’administration du syndicat. Le syndic doit alors exclure cette rubrique de coût dans le calcul de ses honoraires forfaitaires.

 

III-3-5 En vue de la consultation en assemblée générale, appel d’offres, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d’une pluralité de devis ou de l’établissement d’un devis descriptif soumis à l’évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l’article 45 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.

On ne sait très bien de quoi traite cette rubrique.

L’ARC parle d’une « nouveauté de l’arrêté » et précise ensuite : « l’ajout est important, car des syndics avaient imaginé de faire payer en plus des demandes de devis lorsque ceux-ci concerneraient des travaux qui n’étaient pas - au final - votés par l’assemblée générale. » Nous ne sommes pas mieux éclairés.

En premier lieu l’arrêté indique « En vue de la consultation en assemblée générale ». Qu’est-ce qu’une consultation de ce genre ?

En second lieu, la portée du texte est limitée aux « travaux de maintenance définis à l’article 45 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 ». Il s’agit donc de travaux d’entretien courant, y compris les menues réparations.

On est alors surpris de trouver mention d’appel d’offres et d’établissement de devis descriptif, alors de plus qu’un syndic n’a pas vocation à établir un devis descriptif. Un tel document ne peut émaner que d’un entrepreneur.

On se bornera donc à admettre que la demande de plusieurs devis pour des travaux d’entretien courant entre dans le domaine de la gestion courante.

 

V-I.1. Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat.

On retrouve ici une rubrique aussi esseulée que pittoresque.

Dans les cas significatifs, le calcul des intérêts s’impose à l’occasion d’un recouvrement judiciaire de provisions et charges impayées. Lorsqu’une décision judiciaire a été suivie de l’exécution forcée, c’est l’huissier qui calcule les intérêts.

Lorsque le paiement est effectué volontairement entre les mains du syndic, il peut y avoir lieu à établissement d’un compte d’intérêts.

Dans ces différents cas, le coût de l’opération est couvert par les honoraires spéciaux de contentieux  perçus par le syndic.

 

Frais de tirages de photocopies

L’arrêté mentionne pour plusieurs rubriques que les coûts des prestations sont couverts par les honoraires de gestion courante prestations hors frais de tirages, d’affranchissements et d’acheminements.

Dans son commentaire de l’arrêté, l’ARC indique :

« Attention aux frais de tirage. Il est anormal qu’un syndic puisse facturer 0,20 € voire 0,40 la photocopie. Nous suggérons donc la clause suivante: « Les tirages des convocations et procès-verbaux d’assemblées générales seront facturés au prix coûtant (sous-traitance ou frais coûtant du cabinet). Les photocopies effectuées dans le cadre de la gestion courante sont intégrées au forfait de base »

Il est exact que certains coûts figurant dans les contrats de syndic à ce titre sont excessifs.

Mais il est aussi exact que les copropriétaires sont mal renseignés sur les « prix coûtants » et que d’ailleurs les règles de la libre concurrence interdisent en principe la publication d’indications à cet égard, au moins quand elles émanent d’organisations professionnelles.

On se réfère alors à des prix publics qui ne constituent pas forcément une référence exacte, surtout quand il s’agit d’un « self-service ».

D’autre part l’admission du remboursement par le syndicat d’une facture de sous-traitance est ici surprenante.

Rappelons, dans le même esprit, que des coûts de vacations d’un gestionnaire sont parfois contestés alors que les informations manquent sur le coût exact d’une heure de travail d’un gestionnaire. Une observation identique peut être faite à propos de certaines prestations comme l’établissement d’un état daté ou la préparation d’un dossier de recouvrement, tâches qui doivent être effectuées par des préposés qualifiés.

 

 

 

 

Mise à jour

21/05/2010