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Apurement des comptes en fin de mandat du syndic (art. L 18-2) L’article L 18-2 dispose : « En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat. « Dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat. » I. obligations du syndic sortant Cette disposition appelle les observations qui suivent. En principe la date de cessation des fonctions est celle de l’assemblée générale qui a pris la décision de ne pas renouveler le mandat du syndic en place, puis celle de désigner un autre syndic. L’assemblée peut toutefois fixer une date postérieure pour faire coïncider la cessation de fonctions avec une fin de mois ou une fin de trimestre. Elle doit prendre le soin de proroger le mandat du sortant de quelques jours ou semaines. Du point de vue comptable et financier, le syndic sortant doit remettre au nouveau syndic : dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions · la situation de trésorerie · la totalité des fonds immédiatement disponibles dans le délai de deux mois à compter de la cessation de ses fonctions · l’état des comptes des copropriétaires · l’état des comptes du syndicat · le solde des fonds disponibles après apurement des comptes. Ces dispositions ont été insérées dans le statut par la loi n° 85-1470 du 31 décembre 1985. Le décret du 27 mai 2004 ne traite du changement de syndic qu’en imposant l’établissement d’un bordereau récapitulatif des pièces transmises (art. D 33-1) et en précisant les modalités d’application de l’alinéa 3 de l’article 18-2. II. effets de la cessation du mandat Après cessation de son mandat, le syndic peut opérer des régularisations comptables mais ne peut plus effectuer de mouvements de trésorerie, soit par encaissement, soit par décaissement. Dans la pratique, il est fréquent que des chèques détenus soient néanmoins encaissés et que le syndic procède au règlement de factures en instance. Cette pratique est tolérée en l’absence de toute fraude mais ne saurait perdurer. De toute manière il est souhaitable qu’il y ait le moins possible d’écritures en rapprochement au moment de l’apurement définitif. Il faut toutefois tenir compte du mode de gestion des fonds syndicaux (compte unique ou compte séparé). Nous renvoyons sur ce point à nos observations en fin de cette étude. III. situation de trésorerie et remise des fonds La situation de trésorerie à remettre dans le délai d’un mois est établie sur le modèle du document de fin d’exercice encore en vigueur à ce jour. A compter du 1er janvier 2007, ce modèle demeurera sans doute valable car on ne peut se référer à l’annexe 1 du décret comptable du 14 mars 2005, qui doit être établie après répartition des charges. Nous considérons pour notre part qu’une balance détaillée peut en tenir lieu. Quant aux fonds immédiatement disponibles, le montant doit correspondre à celui figurant dans la situation ou dans la balance, sous déduction éventuelle d’un acompte versé dès le début du délai d’un mois. IV. apurement des comptes Le second mois de délai accordé au syndic sortant permet de parachever l’apurement des comptes, A. notion d’apurement des comptes L’apurement s’entend classiquement de la vérification de la régularisation d’un compte après laquelle un comptable est reconnu quitte. Il faut donc admettre · soit que les comptes définitivement établis par le syndic sortant ont été vérifiés par le conseil syndical et le nouveau syndic avant l’expiration du délai de deux mois ; · soit que ce n’est pas dans ce sens que le terme est repris dans l’article 18-2. Il est rare en effet que les comptes du sortant soient vérifiés dans le délai sus indiqué. B. opérations d’apurement des comptes Quoiqu’il en soit, le syndic sortant peut procéder à des régularisations comptables sans mouvement de fonds, même entre différents comptes ouverts au nom du syndicat (virement du compte ordinaire au profit d’un compte de placement), et a fortiori entre ces comptes et le compte du syndic (paiement ou remboursement d’honoraires, frais et débours). Mais l’apurement exige en outre que les comptes du syndicat permettent au conseil syndical et au syndic successeur d’identifier tous les comptes et les écritures qui y figurent et de les accorder avec des pièces ou dossiers qui lui sont remis. Le syndic sortant doit en particulier procéder à la ventilation des « à nouveau » et comptes d’attente si elle n’a pas été effectuée au début ou en cours d’exercice. C’est le cas en particulier pour des soldes créditeurs revenant à des vendeurs, ou pour des soldes divers correspondant à des affaires pendantes et différentes. Les pièces justificatives doivent être remises au successeur. Elles doivent faire apparaître la date de l’opération initiale pour les soldes de vendeurs afin de pouvoir contrôler la date d’expiration de la prescription de dix ans. Il doit également faire apparaître clairement les acomptes versés à des entrepreneurs ou fournisseurs avant le début des travaux ou la livraison des fournitures. Il en est de même pour des factures litigieuses ou des subventions revenant à des copropriétaires individuellement. Le but de ces opérations est de faciliter la reprise convenable des comptes par le nouveau syndic. C. approbation ou non des comptes de l’exercice clos La consistance des opérations d’apurement peut dépendre du sort réservé aux comptes du précédent exercice lors de l’assemblée. S’ils ont été approuvés, la situation est simple. Si l’approbation a été assortie de réserves, l’apurement peut comporter la régularisation des écritures affectées par les réserves. Il peut avoir été convenu que les comptes rectifiés seraient édités par le syndic sortant. Dans cas les opérations entrent dans le cadre de l’apurement mais les nouveaux comptes seront diffusés par le nouveau syndic. D. pièces justificatives L’état des comptes des copropriétaires exige, au moins pour ceux apparaissant débiteurs, la remise d’un historique permettant de justifier le solde débiteur. Il doit être accompagné des copies des relevés individuels comportant les appels de fonds (provisions ou soldes de charges) qui seront nécessaires pour un éventuel recouvrement judiciaire. L’état des comptes du syndicat est justifié par la remise des livres comptables (journaux, grand-livre et balances) de l’exercice en cours. Les livres comptables des précédents exercices figurent dans les archives. Ici encore, nous considérons que la production de la balance détaillée des comptes du syndicat, éventuellement rectifiée, constitue un élément déterminant de l’apurement des comptes. E. incidences de la gestion par compte séparé L’apurement peut faire apparaître un solde complémentaire qui doit être remis au nouveau syndic. Dans certains cas, il peut faire apparaître un solde revenant au syndic sortant. Le remboursement doit lui être fait si le contrôle permet de justifier ce solde. On aura compris que nous nous sommes placés dans le cas de la gestion des fonds du syndicat par compte unique ouvert au nom du syndic. La situation est différente si les fonds syndicaux, conformément au principe édicté par la loi SRU, étaient gérés par compte séparé ouvert au nom du syndicat. Le syndic n’est alors pas tenu à « représenter » des fonds qu’il maniait mais ne détenait pas. Si la fin du mandat du sortant coïncide avec la date de l’assemblée, il appartient au nouveau syndic de faire les diligences nécessaires pour reprendre la maîtrise du compte. Si la fin du mandat est reportée à une date ultérieure, et si le compte séparé doit être clôturé pour ouverture d’un nouveau compte dans une autre banque, le syndic sortant a la possibilité de verser à son successeur un acompte sur la trésorerie immédiatement disponible. Il est souhaitable que toutes ces opérations soient effectuées dans une ambiance sereine. Les conseils syndicaux doivent veiller, dans toute la mesure du possible, à préparer un éventuel changement de syndic en respectant les règles élémentaires de courtoisie vis à vis du sortant. Les copropriétaires seront les premiers bénéficiaires d’une transition correcte ! Mais, à l’inverse, il ne faut pas hésiter à utiliser les moyens coercitifs prévus par l’article L 18-2 en son dernier alinéa quand le syndic sortant ne remplit pas ses obligations. |
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